1. Gefahr doppelter Beiträge zur Sozialversicherung
Internationale Mobilität im geschäftlichen Bereich ist für viele Unternehmen heutzutage obligatorisch. Dies gilt sowohl für Selbstständige als auch für die Entsendung von Arbeitnehmern. Sobald aber Arbeitnehmer oder Selbstständige in einem geschäftlichen Erwerbsbezug zu mehr als einem Staat stehen, kann eine doppelte Sozialabgabenlast nach dem Recht des anderen Staats drohen. Davon betroffen sein können Arbeitnehmer und Selbstständige, die für längere Zeit ins Ausland entsendet werden. Aber auch bei nur kurzen erwerbsbedingten Auslandsaufenthalten drohen Risiken – etwa für Montagearbeiter, Speditionsfahrer oder selbstständige Geschäftsreisende.
Zumindest in den Staaten des europäischen Wirtschaftsraums (kurz: EWR; dieser umfasst Liechtenstein, Norwegen und Island sowie die Staaten der EU) und der Schweiz gibt es mit der A1-Bescheinigung (auch Entsendebescheinigung genannt) eine verbindliche Regelung, welche nationalen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit anzuwenden sind. In dieser Bescheinigung wird dann klar festgelegt, welcher Staat das Recht hat, Sozialversicherungsbeiträge einzufordern. Gegenstand dieses Beitrages sind Aufenthalte in Staaten, die unter die Regelung der A1-Bescheinigung fallen. Für weitere Staaten darüber hinaus können nochmals gesonderte Regelungen und besondere Nachweispflichten gelten.
Ausländische Arbeitnehmer und Selbstständige, die nach Deutschland entsandt werden, haben die A1-Bescheinigung nach Maßgabe der Regelungen ihres Heimatstaats zu beantragen.
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Anfrage stellen2. Die Relevanz der A1-Bescheinigung für die Praxis
Die Dauer des Aufenthalts zu Erwerbszwecken im Ausland spielt keine Rolle. Es ist egal, ob der Aufenthalt nur wenige Stunden oder mehrere Wochen andauert. Im sozialversicherungsrechtlichen Sinn handelt es sich bei allen Personaleinsätzen im entsprechenden Ausland um eine Entsendung, für welche eine gültige A1-Bescheinigung benötigt wird.
Wird im Zuge eines Auslandsaufenthalts ein Land auf der Reise zum eigentlichen Tätigkeitsort nur durchquert, ist hierfür regelmäßig keine gesonderte A1-Bescheinigung notwendig. Voraussetzung ist, dass keine berufliche Tätigkeit im Transitland ausgeübt wird.
Viele Staaten kontrollieren im Kampf gegen Schwarzarbeit und Lohndumping Arbeiter – aber auch Geschäftsreisende – aus dem Ausland verstärkt. Hier wird dann auch die A1-Bescheinigung kontrolliert. Kann diese bei Kontrollen im Ausland nicht vorgelegt werden, können verschiedene Sanktionen drohen:
- Bußgelder, wenn die A1-Bescheinigung nicht mitgeführt wird bzw. keine vorhanden ist. Ohne A1-Bescheinigung kann auch ggf. ein Verdacht auf strafbare Handlungen im Raum stehen.
- Auch der Zutritt zu Arbeitsstätten und Firmen im Ausland kann durch Behörden verwehrt werden.
- Wird von den ausländischen Behörden eine Sozialversicherungspflicht angenommen, können entsprechende Forderungen von den Behörden im ausländischen Staat gegenüber dem Arbeitnehmer oder Selbstständigen geltend gemacht werden.
Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen (bis zu sieben Tagen dauernden) Dienst- oder Geschäftsreisen kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich vorgelegt werden. Hier sollte dann der Nachweis über die Beantragung mitgeführt werden.
3. Wie wird die A1-Bescheinigung beantragt?
Beantragung durch Selbstständige
Selbstständige, die privat krankenversichert sind, beantragen die A1-Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) – im Fall einer freiwilligen Krankenversicherung erfolgt die Beantragung über die Krankenkasse.
Besteht keine Versicherung in einer gesetzlichen Krankenversicherung, allerdings Mitgliedschaft in einem berufsständischen Versorgungswerk (z. B. bei Anwälten, Architekten und Ärzten) ist die A1-Bescheinigung dort bei der Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu beantragen.
Derzeit hat die Beantragung der A1-Bescheinigung für Selbstständige noch in Papierform zu erfolgen, die Schaffung einer Möglichkeit zur elektronischen Beantragung ist jedoch für 2022 geplant. Voraussichtlich soll dies ebenfalls über das sv-net passieren.
Die Antragsunterlagen finden Sie aktuell unter: Entsendung ins Ausland / vorübergehende selbstständige Tätigkeit im Ausland - GKV-Spitzenverband, DVKA
Beantragung für Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber für einen Zeitraum von höchstens 24 Monaten in einen anderen Staat entsandt werden, um dort vorübergehend zu arbeiten, hat der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung zu beantragen. Entsprechendes gilt auch für Beamte und Beschäftigte im öffentlichen Dienst.
Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer stellt die zuständige gesetzliche Krankenkasse die A1-Bescheinigung aus. Ist der Arbeitnehmer nicht bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert und Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung, stellt die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen die A1-Bescheinigung aus.
Für Arbeitnehmer, die nicht bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert und nicht Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind, stellt der zuständige Rentenversicherungsträger die A1-Bescheinigung aus.
Erfordernis zur elektronischen Antragstellung bei Arbeitnehmern
Seit Juli 2019 muss für alle Arbeitnehmer der Privatwirtschaft ein elektronisches Antragsverfahren erfolgen. Für Beamte und Beschäftigte des öffentlichen Diensts hat der Antrag seit dem 1. Januar 2021 ebenfalls elektronisch zu erfolgen – ebenso für Seeleute mit einem deutschen Arbeitgeber.
Die gängigen Entgeltabrechnungsprogramme verfügen regelmäßig über die Möglichkeit einer elektronischen Beantragung der A1-Bescheinigung. Ansonsten kann der elektronische Antrag auch mittels einer Ausfüllhilfe über sv.net unter itsg.de gestellt werden. Papieranträge werden nicht mehr entgegengenommen.
Sonderfall: Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit
Arbeitnehmer und Selbstständige, die in mehr als einem Staat – außer dem Heimatstaat – regelmäßig beruflich tätig sind (sog. „Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit“) stellen den Antrag zur A1-Bescheinigung beim GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland, DVKA, dvka.de).
Von einer „gewöhnlichen“ Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten ist auszugehen, wenn die Tätigkeit mindestens an einem Tag pro Monat oder fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt wird.
Auch für die Fälle der Mehrfacherwerbstätigkeit gilt bei der Beantragung das elektronische Verfahren.
4. Praktische Hinweise zur A1-Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung ist für alle Sozialversicherungsträger im Ausland verbindlich. Sie gilt bis zum Ablauf des darin ausgewiesenen Gültigkeitsdatums und ist in allen Amtssprachen deckungsgleich aufgebaut, sodass sie problemlos in allen Mitgliedstaaten verwendet werden kann.
Auf Dienstreisen sollte die A1-Bescheinigung immer verfügbar gehalten werden, sodass eine Vorlage bei Kontrollen jederzeit möglich ist. Seit dem 1. Januar 2021 ist ein Ausdruck der A1-Bescheinigung nicht mehr erforderlich. Die Bescheinigung kann auch in elektronischer Form mitgeführt werden, etwa auf dem Smartphone oder Notebook. Dies gilt zumindest für die Modalitäten der Mitführung in Deutschland. Bei Dienstreisen ins Ausland sollte ggf. vorsichtshalber eine Papierversion mitgeführt werden.
Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen (bis zu sieben Tagen dauernden) Dienst- oder Geschäftsreisen kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich vorgelegt werden. Hier sollte dann der Nachweis über die Beantragung mitgeführt werden.
Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung benötigen, wenden Sie sich bitte rechtzeitig an Ihren Lohnbuchhalter oder Steuerberater.
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