Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) muss jeder Unternehmer und Freiberufler einhalten. Dabei helfen digitale Rechnungsmanagement-Lösungen. Und nicht nur das: Auf ihrer Basis lassen sich interne Workflows – etwa zur Freigabe – abbilden.
Damit Finanzbehörden Bücher und sonstige Aufzeichnungen – ob in elektronischer oder Papierform – für steuerliche Beweiszwecke anerkennen, müssen Unternehmen grundsätzliche Prinzipien beachten. Diese sind in den GoBD festgehalten. Sie betreffen im Einzelnen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Sicherstellen lässt sich dieses komplexe Regelwerk über eine Verfahrensdokumentation, die alle organisatorischen und technischen Abläufe beschreibt. Prinzipiell muss jedes Unternehmen eine solche Dokumentation erstellen und pflegen – vom Freelancer bis zum Großkonzern.
Inhalt einer Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist sozusagen das Logbuch eines Unternehmens. Sie beinhaltet vor allem eine
- allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
- und ein Internes Kontrollsystem (IKS).
Anhand dieser Angaben findet sich der Betriebsprüfer sofort zurecht und kann nachvollziehen, wie Rechnungen wann und von wem bearbeitet wurden.
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Anfrage stellenDigitale Rechnungsmanagement-Software
Unternehmen sollten darauf achten, dass so viele Rechnungen wie möglich bereits elektronisch eingehen bzw. dass Quittungen und in Papierform vorliegende Belege zeitnah gescannt werden. Auf diese Weise können alle Rechnungen unabhängig von ihrer Quelle automatisch und zentral aggregiert werden, was die Transparenz über Rechnungsfluss und -volumen verbessert. Kein Dokument geht verloren. Eine digitale Rechnungsmanagement-Software, wie GetMyInvoices zum Beispiel, trägt Rechnungen aus E-Mail-Postfächern, Online-Portalen und Drittlösungen automatisch zusammen.
Sämtliche Rechnungen werden über eine digitale Rechnungsmanagement-Software zentral verwaltet und können finanziellen Transaktionen zugeordnet werden. Sie lassen sich darüber hinaus in weitere Anwendungen importieren, etwa in das Buchhaltungssystem, in ein Dokumentenmanagementsystem oder zum Steuerbüro. Auf diese Weise wird GoBD-konformes Arbeiten effizienter und sicherer, als wenn sämtliche Schritte papierbasiert und von Hand erledigt werden.
Die Software erfüllt während der gesamten Aufbewahrungsfrist automatisch alle aus den GoBD resultierenden und in der Verfahrensdokumentation festgehaltenen Anforderungen. Zum einen die Nachvollziehbarkeit – durch Abspeicherung aller Bearbeitungsschritte eines Dokuments, vom Import in die Software über den Bezahlvorgang, das Weiterleiten an die Buchhaltungssoftware bis zur abschließenden Archivierung. Indem die Rechnungen automatisch abgerufen werden, geht kein Dokument verloren, wodurch zum anderen auch Vollständigkeit und Richtigkeit aller Geschäftsvorfälle in der korrekten Ordnung gewährleistet werden.
Da Rechnungsmanagement-Lösungen Belege automatisch abrufen und in die Buchhaltung/zum Steuerbüro weiterleiten, muss sich niemand per Hand in diverse Anwendungen einloggen, Dokumente suchen, herunterladen und weiterleiten. Dies sorgt für eine zeitnahe Aufzeichnung und Buchung der Geschäftsvorfälle. Da die jeweiligen PDF-Dokumente an sich nicht verändert aber jederzeit angezeigt werden können, ist das Prinzip der Unveränderbarkeit schließlich erfüllt.
Mit Rechnungsmanagement-Lösungen bringen Unternehmen mehr Effizienz, Sicherheit und Automatisierung in ihre Buchhaltungsprozesse. Doppelte Buchführung, Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und die Umsetzung von Vorschriften wie den GoBD sind somit keine zeitfressende Angelegenheit mehr.
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