Home-Office steuerlich absetzen

Home-Office während und nach der Corona-Krise steuerlich betrachtet

Das Home-Office ist für viele Unternehmen im Jahr 2020 der wichtigste Arbeitsort für Ihre Mitarbeiter geworden. Zur Vermeidung der Ausbreitung des Corona-Virus blieben viele Büros leer, die Arbeit wurde größtenteils im häuslichen Arbeitszimmer verrichtet. Auch in der Folgezeit wird sich das Home-Office als Alternative zum Arbeiten im klassischen Büro etablieren. Natürlich stellt sich die Frage, wie die Kosten für das Home-Office möglichst umfassend steuerlich geltend gemacht werden können. Immerhin gibt es eine Vielzahl von Kosten, die bei der Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers entstehen.

Welche Kosten für das Home-Office können Sie steuerlich geltend machen?

Zunächst ist die anteilige Miete für die Wohnung zu nennen, in der sich das häusliche Arbeitszimmer befindet. Dabei ist die Fläche des Arbeitszimmers ins Verhältnis zur Gesamtfläche der Wohnung zu setzen. Zum Arbeitszimmer dürfen dabei anteilige Flächen für Küche, Bad und Flur nicht hinzugerechnet werden. Nur das Arbeitszimmer ist begünstigt. Der sich so ergebende Prozentsatz gibt an, welcher Anteil der Kosten steuerlich begünstigt ist.

Bei Wohneigentum wie Einfamilienhäusern oder Eigentumswohnungen ist anstelle der Miete auf die sogenannte Abschreibung abzustellen. Dabei handelt es sich um die Verteilung des ursprünglichen Kaufpreises beziehungsweise der Baukosten auf die Nutzungsdauer des Gebäudes – das sind in der Regel 50 Jahre. Die ursprünglichen Baukosten beziehungsweise der gesamte Kaufpreis für ein Einfamilienhaus oder eine Eigentumswohnung sind somit in der Regel durch 50 (Jahre) zu dividieren, um die jährliche Abschreibung zu ermitteln. Wie bei der Miete können die Abschreibungen dann anteilig entsprechend der Fläche des Arbeitszimmers an der gesamten Wohnfläche steuerlich geltend gemacht werden. Darüber hinaus können Eigentümer auch die anteiligen Kreditzinsen steuerlich berücksichtigen.

Darüber hinaus können sowohl Mieter als auch Eigentümer folgende Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen:

• Renovierungskosten,
• Wohnnebenkosten wie Schornsteinfegergebühren, Grundsteuer, Kosten für Strom, Heizung, Reinigung und Verwaltung sowie
• Beiträge zur Feuer-, Gebäudehaftpflicht- oder Hausratversicherung.

Diese Kosten sind auch hier nur anteilig entsprechend des Anteils des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche zu berücksichtigen. Kosten, die nur das Arbeitszimmer direkt (und nur dieses) betreffen, können Sie vollständig steuerlich geltend machen. Das sind vor allem die Aufwendungen für Ausstattung und Einrichtung sowie für die Verschönerung des Arbeitszimmers.

Hierunter zählen zum Beispiel:

• Tapeten,
• Fußbodenbeläge,
• Lampen,
• Gardinen und,
• Bilder.

Luxusgegenstände wie beispielsweise Kunstgegenstände, die vorrangig der Ausschmückung des Arbeitszimmers dienen, gehören zu den nach § 12 Nummer 1 EStG sogenannten nicht abziehbaren Aufwendungen der privaten Lebensführung. Es können somit typische Aufwendungen für Bilder und sonstige repräsentative Gegenstände im Arbeitszimmer geltend gemacht werden. Sobald jedoch von Luxusgegenständen auszugehen ist, scheidet ein Abzug der Kosten in der Steuererklärung aus.

Bitte bedenken Sie, dass Kosten für die üblichen Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Aktenregale, der PC und andere Einrichtungsgegenstände gesondert zu betrachten sind – auch wenn diese Arbeitsmittel im Arbeitszimmer stehen. Die Einschränkung der steuerlichen Abziehbarkeit von Kosten im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer gilt nur für die oben genannten Kosten des Wohnraums, wie anteilige Miete beziehungsweise Abschreibung, Wohnnebenkosten, Strom oder die Grundeinrichtung des Arbeitszimmers (Tapeten, Teppich etc.). Die Kosten für Arbeitsmittel (etwa ein PC oder Notebook) können hingegen uneingeschränkt steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Arbeitsmittel für die Ausübung des Berufs genutzt werden.

Kosten für Home-Office oft überhaupt nicht steuerlich abzugsfähig

Grundsätzlich können Sie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht steuerlich geltend machen, wenn für Ihre Arbeit auch ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wenn Sie als Mitarbeiter also grundsätzlich einen Arbeitsplatz in einem Büro Ihres Arbeitgebers haben, können Sie überhaupt keine Kosten für das häusliche Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Voraussetzung für jeglichen Steuervorteil aus einem häuslichen Arbeitszimmer ist, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Ein anderer Arbeitsplatz steht Ihnen allerdings nur dann für Ihre berufliche oder betriebliche Tätigkeit zur Verfügung, wenn Sie diesem in dem für Ihre Berufsausübung konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise auch tatsächlich nutzen können.

Bisher durften deshalb Lehrkräfte beispielsweise ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, weil sie in den Schulen über keinen Büroarbeitsplatz zur Unterrichtsvor- und Nachbereitung verfügen. Angestellte, die ihren Beruf in einer Bürotätigkeit (etwa im Bereich Online-Marketing) ausüben, ist eine steuerliche Berücksichtigung von Kosten für das häusliche Arbeitszimmer aber in der Regel ausgeschlossen. Es genügte auch nicht, wenn nach Feierabend oder am Wochenende auch zu Hause gearbeitet wurde.

In der Corona-Krise haben viele Unternehmen die Arbeit in das Home-Office verlagert. Damit steht den Mitarbeitern kein geeigneter Arbeitsplatz mehr im Unternehmen zur Verfügung, um Bürotätigkeiten auszuüben. Die Voraussetzungen für die Geltendmachung für Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers sind für Unternehmer und Angestellte damit grundsätzlich eröffnet.

Ein auf Freiwilligkeit beruhendes Angebot seitens der Vorgesetzten, die Arbeit im Home-Office durchzuführen, genügt – nach derzeitigem Rechtsstand – jedoch nicht, um für Arbeitnehmer die Möglichkeit zu eröffnen, Aufwendungen für das Home-Office steuerlich geltend zu machen.

Die Rechtsprechung hatte in der Vergangenheit zwar bereits entschieden, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und damit Kosten für das Home-Office steuerlich geltend gemacht werden können, wenn der Arbeitsplatz im Büro wegen Gesundheitsgefahr nicht nutzbar ist (BFH-Urteil vom 26.2.2014 – VI R 11/12 –, BStBl 2014 II S. 674). Im Urteilsfall konnte aber eine konkrete Gesundheitsgefährdung der Mitarbeiter wegen der Baufälligkeit der Büros des Unternehmens nachgewiesen werden.

Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Kosten für das Home-Office geltend machen können, sollten Arbeitgeber ein Verbot zur Nutzung der sonst bereitgestellten Büroarbeitsplätze aussprechen. Es kann also für Unternehmer sinnvoll sein, ein entsprechendes Verbot zur Nutzung der Büroarbeitsplätze auszusprechen. Angestellte erhalten so die Möglichkeit, die Kosten für ihr Home-Office steuerlich geltend zu machen. Hiervon können auch Unternehmer selbst profitieren, da eine gesamte Büroschließung auch dazu führt, dass der diese bzw. die Geschäftsführung Kosten für das häusliche Arbeitszimmer steuerlich geltend machen kann.

Nur von den Wohnräumen getrennte Büroräumlichkeiten sind steuerlich begünstigt

Kosten für die private Lebensführung können grundsätzlich nicht steuerlich geltend gemacht werden. Bei der Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers muss eine klare Abgrenzung zwischen der steuerlich nicht begünstigten privaten Lebensführung und dem beruflich notwendigen Arbeitszimmer stattfinden. Hierzu hat die Rechtsprechung entschieden, dass das Arbeitszimmer tatsächlich in einem abgegrenzten Bereich der Wohnung oder des Hauses liegen muss. Arbeitsbereiche, in denen sich das Home-Office befindet, sind daher nicht begünstigt, wenn sie

• in einem anderen Wohnraum, wie etwa dem Wohnzimmer oder dem Schlafzimmer oder
• einem zum Hausflur hin offenen Raum oder
• einer offenen Galerie zum Wohnzimmer oder
• auf einer Empore, die an einen anderen Wohnraum angrenzt, oder
• in einer Treppenhausfläche liegen.

Der Arbeitsbereich muss sich also in einem separaten und abgeschlossenen Raum befinden, in dem kein anderer Wohnbereich liegt. Eine Abgrenzung des Arbeitsbereichs durch einen Raumteiler, einen Vorhang oder durch das Aufstellen von Möbelstücken ist nicht zulässig. Nur eine Abgrenzung des Arbeitsbereiches durch fest eingebaute Schrankwände wäre möglich. Wird ein Durchgangszimmer als Arbeitszimmer genutzt, kommt es auf den Einzelfall an. Hier muss die berufliche Nutzung des Durchgangsarbeitszimmers überwiegen, damit die Kosten hierfür geltend gemacht werden können.

Für den Nachweis beim Finanzamt sollten Sie deshalb möglichst Fotos von der Ausstattung und Einrichtung des häuslichen Arbeitsbereiches machen. Ebenso sollten Sie entsprechende Kennzeichnungen im Grundriss der Wohnung oder des Hauses vornehmen. Eine Prüfung und Besichtigung durch das Finanzamt in der Wohnung findet im Normalfall nicht statt, deshalb sollten Sie dem Finanzamt entsprechende andere Nachweise anbieten.

Kosten können in vielen Fällen nur bis zur Höhe von 1.250 Euro jährlich geltend gemacht werden

Es ist damit ein Arbeitsraum, der in die häusliche Sphäre eingebunden ist und vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient. Für typische Büroangestellte (etwa im Back-Office, Online-Marketing oder in der Buchhaltung) wird diese Definition in der Regel erfüllt sein. Diese Angestellten haben lediglich die Möglichkeit, Aufwendungen in Höhe von 1.250 Euro jährlich steuerlich geltend zu machen.

Der Höchstbetrag von 1.250 Euro gilt für die betreffende Tätigkeit in einem Jahr unabhängig davon, ob die Tätigkeit das ganze Jahr umfasst hat. Die Aufwendungen sind daher bis zu 1.250 Euro pro Jahr abzugsfähig, ohne Rücksicht darauf, wie lange die Tätigkeit in diesem Jahr gedauert hat. Der Höchstbetrag wird also nicht anteilmäßig gekürzt. Allerdings können die Kosten für das Arbeitszimmer wie die anteilige Miete und die Einrichtung des Arbeitszimmers nur anteilig für die jeweiligen Monate steuerlich abgezogen werden. Dies betrifft also die Zeiten und Monate, in denen das Arbeitszimmer (beispielsweise wegen der Einschränkungen durch die Corona-Krise am üblichen Arbeitsplatz) auch tatsächlich genutzt wurde.

So können Sie die Kosten für das Home-Office zu 100 % steuerlich geltend machen

Die Beschränkung auf 1.250 Euro gilt nicht, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. In diesem Fall können die Aufwendungen unbegrenzt abgezogen werden. Es handelt sich dann um einen Arbeitsplatz, bei dem allein wegen der Tatsache, dass dieser in Verbindung mit der Wohnung steht, eine Begrenzung des Kostenabzugs nicht gerechtfertigt ist. Findet in dem Arbeitszimmer auch ein regelmäßiger Publikumsverkehr statt, weil beispielsweise Kunden das Büro betreten, kann nicht mehr davon ausgegangen werden, dass das Arbeitszimmer in die häusliche Sphäre eingebunden ist. Die tatsächlich angefallenen Kosten können Beschäftigte im Home-Office dann unbeschränkt steuerlich geltend machen. Dasselbe gilt, wenn regelmäßig andere Mitarbeiter in dem häuslichen Arbeitszimmer mitarbeiten.

Wird das häusliche Arbeitszimmer auch für andere Arbeiten als für büromäßige Arbeiten genutzt, so gilt die Begrenzung des Kostenabzugs von 1.250 Euro ebenfalls nicht mehr. Dies gilt auch, wenn sich der Arbeitsraum im häuslichen Bereich befindet. Wenn also beispielsweise Online-Händler in Ihren häuslichen Arbeitszimmern auch in größerem Umfang Waren lagern, können die anteiligen Kosten hierfür unbegrenzt geltend gemacht werden. Wenn eine werkstattähnliche Einrichtung vorhanden ist und deshalb nicht nur Büroarbeiten zu Hause erledigt werden, sondern zum Beispiel auch Reparaturen, so können auch hier die gesamten Kosten berücksichtigt werden.

Weiterhin begünstigt sind auch Ton- oder Videostudios, die im häuslichen Bereich eingerichtet wurden; hier kommt es ebenfalls nicht zu einer Begrenzung der abziehbaren Kosten. Dient die Wohnung mehrerer beruflicher Tätigkeiten – wie zum Beispiel Büroarbeiten und einer umfangreichen Warenlagerung – ist eine Einzelfallentscheidung erforderlich. Je nachdem, welche Tätigkeit überwiegt (Büroarbeiten oder andere nicht büromäßige Arbeiten), werden die absetzbaren Kosten dann auf 1.250 Euro gedeckelt oder nicht.

Denkbar wäre es auch, dass in einer Wohnung mehrere Räume für berufliche Tätigkeiten genutzt werden, wie beispielsweise ein Raum für Bürotätigkeiten und ein Raum als Archiv. Ist dies der Fall, so erhöhen sich dementsprechend auch die anteiligen steuerlich absetzbaren Kosten. Ein separater Eingang zum beruflich genutzten Bereich der Wohnung oder des Hauses erleichtert eine Geltendmachung der Kosten deutlich. Allerdings ist es nicht unbedingt erforderlich, dass ein separater Eingang zum Beispiel für Kundschaft besteht, solange die anderen oben genannten Voraussetzungen vorliegen.

Für den Nachweis beim Finanzamt sollten Beschäftigte im Home-Office deshalb möglichst Fotos von der Ausstattung und Einrichtung des häuslichen Arbeitsbereiches machen und vorlegen. Ebenso sollten entsprechende Kennzeichnungen im Grundriss der Wohnung oder des Hauses vorgenommen werden. Eine Prüfung und Besichtigung durch das Finanzamt in der Wohnung findet nicht statt, deshalb sollten Home-Office-Nutzer dem Finanzamt entsprechende andere Nachweise anbieten.

Das Unternehmen kann Mitarbeitern Aufwendungen für das Home-Office steuerfrei erstatten

Unternehmen haben die Möglichkeit, das von Mitarbeitern genutzte Arbeitszimmer im Home-Office anzumieten. Statt Arbeitslohn erhalten die Mitarbeiter dann vom Arbeitgeber Miete, welche steuerfrei und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden kann. Sowohl für die Arbeitnehmer als auch für die Arbeitgeber ergeben sich dabei erhebliche Einsparungen gegenüber einer üblichen Lohnzahlung. Voraussetzung für solche steuerfreien Zuwendungen an die Belegschaft, die im Home-Office arbeitet, ist das Vorliegen eines betrieblichen Interesses. Dies liegt beispielsweise nach den Vorgaben der Finanzämter in folgenden Fällen vor:

• Für Arbeitnehmer sind im Unternehmen keine geeigneten Arbeitszimmer vorhanden; die Versuche seitens des Arbeitgebers, entsprechende Räume von fremden Dritten anzumieten, sind erfolglos geblieben.
• Der Arbeitgeber hat für andere Arbeitnehmer des Betriebs, die über keine für ein Arbeitszimmer geeignete Wohnung verfügen, entsprechende Rechtsbeziehungen mit fremden Dritten, die nicht in einem Dienstverhältnis zu ihm stehen, begründet.
• Es wurde eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung des überlassenen Raumes abgeschlossen.

Diese abstrakten Vorgaben lassen sich in der Regel nicht erfüllen, wenn zusätzlich zum Arbeitsplatz im Büro des Unternehmens ein Home-Office-Arbeitsplatz genutzt wird. Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss klar vereinbart sein, dass der Home-Office-Arbeitsplatz in der Wohnung des Mitarbeiters der hauptsächliche Arbeitsplatz ist und im Betrieb des Unternehmens kein anderer Arbeitsplatz für den Mitarbeiter zur Verfügung steht.

In der Regel wird eine steuerfreie Mietzahlung statt einer Lohnzahlung nur für Mitarbeiter möglich sein, die vollständig im Home-Office Arbeiten und nur für besondere Schulungen, Meetings, Workshops usw. in das Büro des Unternehmens kommen. Im Rahmen der Corona-Krise bestehen jedoch auch gute Möglichkeiten, steuerfreie Mietzahlungen an Mitarbeiter zu leisten, die zur Eindämmung der Corona-Pandemie vorübergehend vollständig in das Home-Office geschickt wurden.

Darüber hinaus ist es denkbar, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Telekommunikationskosten wie Telefonkosten und Internetkosten steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt. Dabei muss es sich aber um tatsächliche Auslagen handeln, die während der betrieblichen Tätigkeit entstanden sind. Dazu bietet es sich an, dass Mitarbeiter über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten entsprechende Aufzeichnungen zu Telefonanrufen und die Nutzung der Internetverbindung vornehmen und diese dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen.

Aus Vereinfachungsgründen können auch ohne derartige Nachweise die Telefon- und Internetkosten in Höhe von 20 Euro monatlich steuerfrei vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt werden. Die Erstattung darf jedoch höchstens 20 % der tatsächlichen Kosten betragen. Sollen die vollen 20 Euro monatlich an die Mitarbeiter im Home-Office gezahlt werden, müssen somit Gesamtkosten von 100 Euro monatlich anfallen. Es genügt, einmalig anhand der monatlichen Rechnungen die Kosten für beispielsweise Telefon, Internet oder Mobilfunk nachzuweisen. Von den nachgewiesenen Kosten können 20 % erstattet werden, maximal 20 Euro monatlich. Sollen höhere Erstattungen erfolgen, müssen entsprechend umfangreichere Nachweise über längere Zeiträume erbracht werden.

Auch Unternehmer können Kosten für Arbeitszimmer geltend machen

Auch Unternehmer können ihre Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Grundsätzlich gelten hierbei dieselben Grundsätze wie bei angestellten Mitarbeitern. Es kommt also Unternehmern oder der Geschäftsführung zugute, wenn die normalerweise genutzten Büros in der Corona-Krise vollständig für die Belegschaft geschlossen werden. Denn so steht dann auch für die Geschäftsführung des Unternehmens kein anderer Arbeitsplatz mehr zur Verfügung. Dies eröffnet Unternehmern und Geschäftsführern ebenfalls die Möglichkeit, Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer geltend zu machen.

Häusliches Arbeitszimmer, Betriebsvermögen und Betriebsaufspaltung

Für Unternehmer birgt die Berücksichtigung der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer bei der Steuererklärung aber auch einige steuerliche Risiken. Befindet sich das Arbeitszimmer innerhalb des Wohneigentums des Unternehmers, also etwa in einem Einfamilienhaus oder einer Eigentumswohnung, so könnte der Arbeitsbereich dem steuerlichen Betriebsvermögen zugeordnet werden! Hieraus können sich erhebliche Steuernachteile ergeben, beispielsweise wenn ein Umzug bevorsteht, das häusliche Arbeitszimmer aufgegeben oder das Unternehmen verkauft wird. Eine mögliche anteilige Wertsteigerung des Immobilienwertes müsste dann versteuert werden, selbst wenn die eigene Wohnimmobilie nicht veräußert wird.

Eine Ausnahme von der Erfassung von betrieblich genutzten Gebäudeteilen ergibt sich durch die Regelung des § 8 EStDV. Hiernach brauchen eigenbetrieblich genutzte Grundstücksteile nicht als Betriebsvermögen behandelt zu werden, wenn ihr Wert nicht mehr als ein Fünftel des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 Euro beträgt. Bei der Prüfung, ob der Wert eines Grundstücksteiles mehr als ein Fünftel des Werts des ganzen Grundstücks beträgt, ist in der Regel das Verhältnis der Nutzflächen zueinander zugrunde zu legen. Dabei ist auf den Wert des Gebäudeteiles zuzüglich des dazugehörigen Grund und Bodens abzustellen.

Für die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften könnte sich aus der Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers zudem das Risiko einer sogenannten Betriebsaufspaltung ergeben. Dann wären die Anteile an der Kapitalgesellschaft dem Betriebsvermögen zuzuordnen, sodass auch hier Umstrukturierungen (zum Beispiel Anteilsschenkungen, Anteilsübertragungen) zu einer unerwarteten Steuerbelastung führen könnten. GmbH-Gesellschafter könnten solch eine Betriebsaufspaltung forcieren, was dazu führt, dass Anteile nicht mehr so einfach übertragen werden können. Das ist besonders dann der Fall, wenn das häusliche Arbeitszimmer der Geschäftsführung auch der Sitz der Gesellschaft ist und keine anderen Räumlichkeiten für die GmbH zur Verfügung stehen. Wir raten Unternehmern und Geschäftsführern daher unbedingt vor der Geltendmachung der entsprechenden Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer Rücksprache mit einem Steuerberater zu halten.

Erstellt am 08.08.2019 06:15 Uhr (aktualisiert am 17.06.2022 17:09 Uhr)
Autor: Dipl.-Kfm. Christian Gebert
Geschäftsführer steuerberaten.de

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