Schwangere Arbeitnehmerin – das müssen Sie beachten
Wird eine schwangere Arbeitnehmerin beschäftigt, hat der Arbeitgeber eine Vielzahl von Vorschriften zu beachten. Die grundlegendsten Vorschriften dazu lassen sich im Mutterschutzgesetz sowie im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz finden. Im nachfolgenden Artikel möchten wir Ihnen die wichtigsten Punkte erläutern, die zu beachten sind, wenn Sie eine schwangere Arbeitnehmerin oder werdende Eltern beschäftigen.
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Anfrage stellenMitteilungspflichten
Werdende Mütter sollen dem Arbeitgeber ihre Schwangerschaft und den mutmaßlichen Tag der Entbindung mitteilen, sobald ihnen dies selbst bekannt ist. Eine Form der Mitteilung ist nicht vorgeschrieben. Die Schwangere kann den Arbeitgeber sowohl mündlich als auch schriftlich informieren. Auch die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit infolge einer Schwangerschaftserkrankung ist möglich. Diese ärztliche Bescheinigung darf vom Arbeitgeber grundsätzlich als Nachweis verlangt werden. Zum Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber von der Schwangerschaft Mitteilung erhält, werden die möglichen bzw. vorgeschriebenen Beschäftigungsverbote wirksam. Der Arbeitgeber muss dann in eigener Verantwortung prüfen, ob und welche Beschäftigungsverbote beachtet werden müssen (vgl. Ziffer 1.4). Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die zuständige Aufsichtsbehörde (in der Regel das Gewerbeaufsichtsamt) unverzüglich darüber zu informieren, dass er eine werdende Mutter beschäftigt. Für diese Mitteilung gibt es Vordrucke der jeweiligen Bundesländer oder Gewerbeaufsichtsämter. Unter anderem sind hier auch Angaben zur Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes der schwangeren Arbeitnehmerin mit anzugeben.
Freistellung für Untersuchungen
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Schwangere für ärztliche Untersuchungen von der Arbeit freizustellen und zwar ohne einen entsprechenden Lohn- und Gehaltsausfall. Dieser Anspruch gilt für solche Untersuchungen, die im Rahmen der Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung während einer Schwangerschaft erforderlich sind. Schwangere Arbeitnehmerinnen, die nicht gesetzlich, sondern privat krankenversichert sind, haben die gleichen Freistellungsansprüche. Die Schwangere ist hierbei angehalten, die Termine den betrieblichen Belangen entsprechend zu legen, das heißt nach Möglichkeit außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren.
Kündigungsschutz
Werdende Mütter stehen nach § 9 Mutterschutzgesetz unter einem besonderen Kündigungsschutz. Der Arbeitgeber darf der Schwangeren während ihrer Schwangerschaft und nach der Entbindung bis zum Ablauf von vier Monaten nicht kündigen. Bei Fehlgeburten nach der zwölften Schwangerschaftswoche darf die Schwangere ebenfalls frühestens nach Ablauf von vier Monaten gekündigt werden. Hat der Arbeitgeber keine Kenntnis von der Schwangerschaft und kündigt der Arbeitnehmerin, ist die Kündigung unwirksam, wenn die Schwangere innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Kündigung dem Arbeitgeber das Bestehen der Schwangerschaft mitteilt. Im Gegensatz dazu ist die Schwangere während ihrer Schwangerschaft und den darauffolgenden Schutzfristen nicht an die vereinbarten Kündigungsfristen gebunden. Sie kann das Arbeitsverhältnis ohne Einhaltung einer Frist zum Ende der Schutzfrist nach der Geburt kündigen. Insofern eine Arbeitnehmerin während einer befristeten Anstellung in einem Unternehmen schwanger wird, hat das keine Auswirkungen auf das Befristungsende. Sie scheidet wie geplant aus dem Unternehmen aus.
Beschäftigungsverbote
Bei Beschäftigungsverboten gilt es zu unterscheiden, ob diese gesetzlich vorgeschrieben oder nicht vorgeschrieben sind. Die Mutterschutzfrist ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Beschäftigungsverbot, das unter Punkt zwei näher erläutert wird. Zu den nicht vorgeschriebenen Beschäftigungsverboten zählen solche, die bereits während der Schwangerschaft ausgesprochen werden, um das Wohl der Schwangeren und des Ungeborenen nicht zu gefährden. Diese Beschäftigungsverbote lassen sich noch einmal in generelle und individuelle Beschäftigungsverbote unterteilen. Das generelle Beschäftigungsverbot beruht auf dem Sachverhalt, dass der Arbeitgeber nach den Vorgaben des Mutterschutzgesetzes eine schwangere Frau und ihrem ungeborenen Kind keiner Gefahr am Arbeitsplatz aussetzen will und darf. Werdende Mütter dürfen beispielsweise keine schweren und gesundheitsgefährdenden Arbeiten durchführen. Hierzu zählen neben Tätigkeiten, die mit Staub, Gasen, Dämpfen, Hitze, Kälte, Nässe etc. zu tun haben, auch ständiges Stehen, die Nachtarbeit (von 20 Uhr bis 6 Uhr) und Sonn- und Feiertagsarbeit.
Achtung: Die Corona-Pandemie kann ein Beschäftigungsverbot in der Schwangerschaft begründen. Die Empfehlungen dazu sind in den einzelnen Bundesländern leicht unterschiedlich gestaltet. Sie finden die entsprechenden Hinweise dazu in der Regel auf den Seiten des jeweiligen Sozialministeriums.
Arbeitgeber dürfen vor Aussprache eines generellen Beschäftigungsverbotes prüfen, ob sie der Schwangeren eine andere Tätigkeit zuweisen können bzw. die Versetzung in eine andere Abteilung mit leichteren und zumutbaren Aufgaben anweisen können. Die zweite Art – das individuelle Beschäftigungsverbot – beruht auf einer ärztlichen Diagnose beziehungsweise Anordnung. Wenn der behandelnde Arzt demnach das Wohl der Schwangeren und des ungeborenen Kindes durch eine weitere Beschäftigung in Gefahr sieht oder aufgrund von individuellen Eigenarten in der Schwangerschaft ein Arbeiten nicht mehr möglich ist, kann er ein individuelles Beschäftigungsverbot anordnen. Dies wird mittels Attest des Arztes gegenüber dem Arbeitgeber nachgewiesen. Bei beiden Beschäftigungsverboten ist ein Vollausfall und ein Teilausfall möglich. Vollausfall heißt, es erfolgt eine gänzliche Einstellung der gesamten Arbeit. Ein Teilausfall kann vorliegen, wenn die Schwangere noch teilweise für einige Stunden arbeiten kann. In beiden Fällen erhält die Arbeitnehmerin für die Dauer des Beschäftigungsverbotes weiterhin ihr volles Gehalt bzw. ihren Lohn fortgezahlt. Für beide Beschäftigungsverbote erhält der Arbeitgeber eine Erstattung der Aufwendungen durch die Krankenkasse der Arbeitnehmerin. Diese Erstattung ergibt sich aus dem Umlageverfahren U2, zu welcher Teilnahme jeder Arbeitgeber verpflichtet ist. Die Erstattung erfolgt in voller Höhe des Lohnausfalls zuzüglich des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung. Hierzu wird in der Lohnabrechnung ein Erstattungsantrag erstellt und elektronisch an die Krankenkasse des Mitarbeiters versandt.
Mutterschutzfrist
Die Mutterschutzfrist ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Beschäftigungsverbot. Sie unterteilt sich in einen Zeitraum vor und einen Zeitraum nach der Geburt des Kindes. Vor der Entbindung dürfen werdende Mütter in den letzten sechs Wochen vor dem mutmaßlichen Entbindungstermin nicht beschäftigt werden, es sei denn, dass sie sich ausdrücklich dazu bereit erklären. Diese Erklärung können sie jederzeit widerrufen. Nach der Geburt schließt sich ein sogenanntes absolutes Beschäftigungsverbot an. Dieses läuft bis zum Ablauf von acht Wochen nach der Entbindung. Bei einer Früh- oder Mehrlingsgeburt verlängert sich die Schutzfrist auf bis zu zwölf Wochen nach der Entbindung. In dieser Zeit dürfen Frauen auch nicht beschäftigt werden, wenn sie dazu bereit wären. Erfolgt die Entbindung später als angenommen, geht dies nicht zu Lasten der Arbeitnehmerin. Das heißt, das Fristende wird bei Bekanntgabe des tatsächlichen Entbindungstermins noch einmal neu berechnet. Bei Frühgeburten und sonstigen vorzeitigen Entbindungen verlängert sich die Frist um den Zeitraum der Schutzfrist, der nicht in Anspruch genommen werden konnte. Im Fall, dass ein Kind während der Schwangerschaft verstirbt, darf die Mutter auf ihr ausdrückliches Verlangen bereits vor Ablauf der Fristen, aber frühestens nach Ablauf von zwei Wochen, wieder beschäftigt werden, wenn mittels Attest des Arztes keine Einwände nachgewiesen werden können. Die Mutterschutzfrist stellt sozialversicherungsrechtlich eine Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses dar. Aus diesem Grund wird in der Lohnabrechnung eine Unterbrechungsmeldung aufgrund des Bezugs von Entgeltersatzleistungen erstellt und an die Krankenkasse versandt.
Mutterschaftsgeld
Während der genannten Mutterschutzfristen erhält die Arbeitnehmerin Mutterschaftsgeld. Frauen, die Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind, erhalten demnach für die Zeit der Schutzfristen sowie für den Entbindungstag 13 Euro pro Kalendertag von der Krankenkasse. Das Mutterschaftsgeld ist steuer- und beitragsfrei – unterliegt jedoch, wie andere Entgeltersatzleistungen, dem Progressionsvorbehalt. Zur Zahlung des Mutterschaftsgeldes muss der Krankenkasse der Antrag mit Angabe des voraussichtlichen Geburtstermins sieben Wochen vor der Geburt zugehen. Zur Berechnung des Mutterschaftsgeldes erhält die Krankenkasse eine Entgeltbescheinigung vom Arbeitgeber im elektronischen Verfahren zugesandt. Frauen, die nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind, erhalten für die Zeit der Schutzfristen sowie für den Entbindungstag ebenfalls Mutterschaftsgeld, jedoch höchstens insgesamt 210 Euro. Das betrifft überwiegend privat krankenversicherte Frauen oder Frauen, die nur eine geringfügige Beschäftigung ausüben. Das Mutterschaftsgeld müssen sie bei dem Bundesversicherungsamt beantragen.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Während der Mutterschutzfrist erhält eine Frau von Ihrem Arbeitgeber – neben dem oben genannten Mutterschaftsgeld – auch einen Zuschuss zu diesem Mutterschaftsgeld. Zur Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld wird der Unterschiedsbetrag zwischen den 13 Euro Mutterschaftsgeld (durch die Krankenkasse) und dem durchschnittlichen kalendertäglichen Nettoarbeitsentgelt aus der Beschäftigung herangezogen. Dieser Betrag wird mit den Kalendertagen der Schutzfrist multipliziert. Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird vom Arbeitgeber über die Lohnabrechnung ausgezahlt und ist ebenfalls steuer- und beitragsfrei. Der Arbeitgeber erhält den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse in voller Höhe erstattet. Auch diese Erstattung beruht auf dem Umlageverfahren U2.
Stillzeiten
Der Arbeitgeber hat eine stillende Frau auf ihr Verlangen während der ersten zwölf Monate nach der Entbindung für die zum Stillen erforderliche Zeit freizustellen. Hierbei kommt es auf die Dauer der Arbeitszeit und der Ruhepausen an. Stillzeiten sind bezahlte Arbeitszeiten und müssen nicht nachgearbeitet werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass sich die stillende Frau während der Pausen- oder Arbeitszeiten unter geeigneten Bedingungen hinlegen, hinsetzen und ausruhen kann.
Beantragung der Elternzeit
Die Elternzeit ist der Zeitraum der unbezahlten Freistellung von der Arbeit nach der Geburt eines Kindes. Wer Elternzeit beanspruchen möchte – dies können Vater und auch Mutter sein –, muss dies für den Zeitraum bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes spätestens sieben Wochen vor Beginn der Elternzeit beim Arbeitgeber erklären. Diese Erklärung muss in Schriftform vorliegen. Für Elternzeiten zwischen dem dritten und dem achten Lebensjahr des Kindes verlängert sich die Frist zur Erklärung auf 13 Wochen vor Beginn. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer daraufhin die Elternzeit zu bescheinigen. Solches gilt auch für Elternzeiten, in welcher der Arbeitnehmer noch teilweise beschäftigt ist und nur seine Stundenzahl verringert hat – die sogenannte Teilzeitelternzeit.
Zeitraum der Elternzeit
Für ein Kind können derzeit bis zu drei Jahre Elternzeit in Anspruch genommen werden. Der Anspruch besteht bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres eines Kindes. Ein Anteil von 24 Monaten kann aber auch zwischen dem dritten und dem vollendeten achten Lebensjahr in Anspruch genommen werden. Bei mehreren Kindern besteht der Anspruch für jedes Kind, auch wenn sich die Zeiträume überschneiden. Mindestens zwei Monate Elternzeit müssen genommen werden, diese können sich aber auch auf mehrere Zeiträume aufteilen. Mit Inkrafttreten des Elterngeld Plus dürfen Eltern, deren Kinder ab dem 01.07.2015 geboren wurden, ihre Elternzeit auf drei statt bisher zwei Abschnitte aufteilen. Die Zustimmung des Arbeitgebers ist dazu dann nicht mehr nötig.
Elterngeld
Das Elterngeld wird in Höhe von 67 % des Einkommens aus Erwerbstätigkeit vor der Geburt des Kindes gewährt. Es wird bis zu einem Höchstbetrag von 1.800 Euro monatlich für volle Kalendermonate gewährt. Maximal können Eltern 14 Monatsbeträge Basiselterngeld und vier Monate Elterngeld Plus (Partnerschaftsbonus) erhalten. Unter Umständen können zudem noch ein Geschwisterbonus oder Mehrlingszuschlag das Elterngeld erhöhen. Einkommen, das während der Elternzeit erzielt wird, wird auf das Elterngeld angerechnet. Wichtig für Arbeitnehmer ist hier die Information, dass dieses Geld dem Progressionsvorbehalt unterliegt und daher Einfluss auf den persönlichen Steuersatz hat.
Urlaubsanspruch
Der Arbeitgeber kann den – dem Arbeitnehmer zustehenden – Erholungsurlaub um 1/12 je vollen Kalendermonat der Elternzeit kürzen. Dies gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit eine Teilzeitbeschäftigung bei seinem Arbeitgeber ausübt. Das Bundeselternzeitgesetz sieht hier die Möglichkeit für den Arbeitgeber zur Urlaubskürzung vor. Allerdings muss der Arbeitgeber dies ausdrücklich gegenüber dem Arbeitnehmer erklären. Die Kürzungserklärung muss nicht zwingend vor oder während der Elternzeit, sondern kann auch noch nach Inanspruchnahme der Elternzeit abgegeben werden. Aus Gründen der Planungssicherheit empfiehlt sich, die Kürzung schriftlich zusammen mit der Bestätigung der Elternzeit zu erklären. Hat der Arbeitnehmer bis zu Beginn der Elternzeit den zustehenden Urlaub nicht nehmen können, hat der Arbeitgeber den Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Kalenderjahr zu gewähren. Während der Schutzfristen und den möglichen Beschäftigungsverboten ist eine Kürzung des Urlaubsanspruches unzulässig.
Alles in allem lässt sich festhalten, dass schwangere Frauen und Eltern im Unternehmen zu einigen Fallstricken in der korrekten Abwicklung der Zahlungen und Freistellung mit sich bringen. Gern stehen wir Ihnen im Rahmen der Lohnbuchhaltung für Ihre Fragen zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Erstellung von relevanten Anträgen und Bescheinigungen.
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