Verpflegungsmehraufwendungen steuerliche betrachtet
Auf Geschäftsreisen entstehen Arbeitnehmer wie Unternehmer Reisekosten, die betrieblich veranlasst sind. Hierzu gehören Fahrt-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten.
Grundsätzlich gehören die Verpflegungskosten zu der privaten Lebensführung eines jeden Steuerbürgers. Wenn jedoch durch geschäftliche Umstände die Verpflegungskosten höher als für die Allgemeinheit ausfallen, können diese Kosten als Betriebsausgaben oder bei Arbeitnehmern als Werbungskosten berücksichtigt werden. Kann sich der Unternehmer also auf einer geschäftlichen Reise keine Brötchen schmieren, sondern muss er überteuerte Fritten an der Raststätte essen, so kann er dem ihm entstehenden Mehraufwand absetzen.
Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind nur nach Maßgabe der folgenden Sätze als Werbungskosten abziehbar. Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.
Das klingt komplizierter als es ist, denn die Finanzverwaltung lässt nur vorgeschriebene Beträge zu.
Abhängig von der Abwesenheit des Unternehmers oder Arbeitnehmers kann er folgende Beträge ansetzen:
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Bis 8 Stunden Abwesenheit: 0 Euro
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Mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung: 14 Euro (für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist)
Hinweis: Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
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Ab 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro (für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist)
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An- und Abreisetag: Jeweils 14 Euro (Wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet hat.)
Im Ausland
Im Ausland gelten andere Sätze. Die liegen in aller Regel höher und werden vor allen Dingen regelmäßig angepasst. Dass ein Reisender in Deutschland selbst mit dem Höchstsatz von 24 Euro hinkommt und damit vom Frühstück bis zum Mitternachtssnack alles bestreiten kann, ist doch eher unwahrscheinlich. Die aktuellen Sätze im Ausland finden Sie beim Bundesministerium für Finanzen.
Unterschied Einkommensteuer und Umsatzsteuer
Im Übrigen klaffen hier Einkommensteuergesetz und Umsatzsteuergesetz wieder auseinander. Aus den Verpflegungsmehraufwandspauschalen kann keine Vorsteuer gezogen werden (das war früher Mal pauschal möglich). Dafür kann aber die Vorsteuer aus den tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten gezogen werden, und zwar unabhängig davon, ob diese Kosten über den Verpflegungsmehraufwendungen liegen.
Beispiel:
Ein Unternehmer tritt einen Messebesuch an und fährt um 7 Uhr morgens los. Erst um 20 Uhr kommt er wieder zu Hause an. Er war also 13 Stunden unterwegs. Dabei hat er im Bordbistro der Bahn für 15 Euro gegessen und auf dem Messegelände für 30 Euro.
Der Unternehmer kann die Vorsteuer aus den 45 Euro geltend machen (19% aus 45 Euro = 7,18 Euro).
Als Betriebsausgaben kann er aber nur 14 Euro geltend machen. Von den Verpflegungskosten sind also 23,82 Euro nicht abziehbar (45 Euro – 7,18 Euro Vorsteuer – 14 Euro Verpflegungspauschale = 23,82 Euro).
Fazit
Verpflegungsmehraufwendungen auf Geschäftsreisen unterliegen klaren steuerlichen Richtlinien, wobei sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmer bestimmte Pauschalen geltend machen können.
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