Lohnsteuerfreie Zuwendungen durch den Arbeitgeber
Grundsätzlich muss alles was der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber im Rahmen seines Dienstverhältnisses erhält versteuert werden. In erster Linie ist das natürlich der Lohn oder das Gehalt. Der Arbeitgeber muss die Versteuerung vornehmen. Er rechnet die Lohnsteuer entsprechend der persönlichen Steuerklasse des Arbeitnehmers ab, behält sie nebst Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer ein und führt sie für den Arbeitnehmer an das Finanzamt ab.
Da man in aller Regel davon ausgehen kann, dass lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn auch sozialversicherungspflichtig ist, kostet auch dem Arbeitgeber ein Bruttolohn bzw. –gehalt noch rund 20% extra. Denn er muss die Hälfte der Sozialversicherung, die sog. Arbeitgeberanteile, tragen. D. h. gewährt er seinem Arbeitnehmer eine Gehaltserhöhung von 100 Euro im Monat, muss er nochmal rund 20 Euro an Sozialversicherung oben drauf legen. Deshalb suchen nicht nur Arbeitnehmer nach der Möglichkeit lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendungen zu finden.
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Anfrage stellenKinderbetreuungskosten
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer Kinderbetreuungskosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten (sog. Kindergartenzuschuss). Allerdings nur bis zur Schulpflicht des Kindes. Daher kommt diese Möglichkeit nur für Elternbeiträge für Kindertagesstätteneinrichtungen oder Tagesmütter in Betracht. Dabei gibt es keine Deckelung. D. h. selbst wenn der Arbeitnehmer sein zweijähriges Kind Vollzeit in einer Kindertagesstätte zum Höchstbeitragssatz von z.B. 750 Euro betreuen lässt, kann der Arbeitgeber dies erstatten.
Voraussetzung für die lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung ist, dass der Arbeitgeber den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlt. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich und führt zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Bei jeder neuen Gehaltsverhandlung wäre also diese Erstattung denkbar. Immerhin spart auch der Arbeitgeber die Sozialversicherung.
Der Arbeitgeber muss nicht die kompletten Kinderbetreuungskosten erstatten. Er kann zu dem Elternbeitrag in Höhe von z.B. 750 Euro die Hälfte übernehmen oder einen festen Betrag. Wichtig ist, dass ggf. Essensgeld herauszurechnen ist.
44 Euro-Grenze
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern monatliche Sachzuwendungen von bis zu 44 Euro zukommen lassen. Das könnte z.B. der Eintritt für ein Fitnessstudio sein oder ein Buch. Häufig aber wird diese Sachbezugsgrenze genutzt für Tankgutscheine. Der Arbeitgeber gibt an seine Arbeitnehmer Tankgutscheine aus, die auf 44 Euro gedeckelt sind. Derzeit ist die Angabe eines Höchstbetrags unschädlich. In der Vergangenheit war das so und es könnte auch in Zukunft wieder so werden. Der Arbeitgeber könnte dem Arbeitnehmer stattdessen einen Tankgutschein über 20 l Super ausstellen. Dann ist alles in Ordnung. Überschritten werden darf die 44 Euro-Grenze so oder so nicht, sonst ist alles lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Natürlich kann der Betrag auch nur insgesamt angewendet werden. Also nicht ein Buch für 44 Euro und ein Tankgutschein über 44 Euro, sondern insgesamt 44 Euro.
Werbungskosten - Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer Werbungskosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Das können z.B. Fachzeitschriften oder Bücher sein oder auch die Kosten für Fortbildungen uvm. Eine häufige Variante ist die Erstattung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Fährt der Arbeitnehmer mit einem eigenen Pkw kann der Arbeitgeber ihm 0,30 Euro je einfacher Entfernung erstatten. Fährt der Arbeitnehmer also an fünf Tagen die Woche 20 km zur Arbeit (und 20 km zurück), ermittelt sich der Erstattungsbetrag (Tage pauschal unter Berücksichtigung von Feiertagen/Urlaubstagen): 18 Tage x 0,30 Euro x 20 km = 108,00 Euro.
Der Arbeitnehmer kann die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dann allerdings nicht mehr in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Deshalb werden die erstatteten Beträge auch in seiner Lohnsteuerbescheinigung mitgeteilt. Übrigens muss der Arbeitgeber diese erstatteten Beträge pauschal versteuern. Auch hier gilt, dass er die Erstattungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt.
Der Ersatz für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist schwieriger. Häufig handelt es sich dabei um Jobtickets, die der Arbeitgeber verbilligt für seine Arbeitnehmer von den Verkehrsunternehmen einkaufen kann. Hier kommt dann wieder die 44 Euro-Grenze ins Spiel. Sofern der Arbeitnehmer diese noch nicht ausgeschöpft hat, kann er sie für sein Jobticket in Anspruch nehmen.
Beispiel
Normalpreis für Monatsfahrkarte 50 Euro, Rabatt durch das Verkehrsunternehmen 12%, Preis für das Jobticket somit 44 Euro. Die 44 Euro-Grenze ist damit nicht überschritten und der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Jobtickets steuerfrei stellen.
Beträgt der Normalpreis für die Monatsfahrkarte z.B. 60 Euro und der Rabatt durch das Verkehrsunternehmen nur 10%, betrüge der Preis für das Jobtickte 54 Euro. Der Arbeitnehmer könnte dann 10 Euro aus eigener Tasche bezahlen, sodass der Arbeitgeber wieder nur die 44 Euro trägt. Damit wäre die 44 Euro-Grenze wieder eingehalten.
Wichtig ist, dass die Jobtickets tatsächlich monatlich ausgegeben werden bzw. gelten. Werden durch das Verkehrsunternehmen z.B. nur Jahreskarten ausgegeben, die dann entsprechend (12 x 44,00 Euro) 528,00 Euro kosten, ist in dem Monat der Zahlung und Zurverfügungstellung die 44 Euro-Grenze überschritten und das Jobticket ist voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Der Arbeitgeber kann ansonsten auch die Kosten für das Jobticket pauschal versteuern. Dann muss die 44 Euro-Grenze nicht eingehalten werden. Diese pauschal versteuerten Sachbezüge müssen dann auf der Lohnsteuerbescheinigung angegeben werden.
Werbungskosten – Reisekosten
Reisekosten sind eine nicht ganz triviale Sache. Sie müssen ordentlich abgerechnet werden um beim Finanzamt standzuhalten. Doch entstehen einem Arbeitnehmer Reisekosten für Dienstreisen, kann der Arbeitgeber natürlich steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Dabei kann der Arbeitnehmer ein teures Hotel wählen oder auch ein Zelt auf dem Campingplatz, der Arbeitgeber kann erstatten was in Rechnung gestellt wird.
Es besteht aber die Möglichkeit, dass dem Arbeitnehmer pro Übernachtung auf Dienstreisen in Deutschland 20 Euro pauschal erstattet werden. Ist nun der Arbeitnehmer ein Camper mit Leib und Seele oder findet er ein günstiges Zimmer in einer Monteurspension, kann er sich durch die Pauschale vielleicht ein kleines Zubrot verdienen.
Ein anderer Punkt ist die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen. Verpflegungen auf Dienstreisen können nur noch mit maximal diesen sog. Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden.
Diese betragen bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden 12 Euro und bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro.
Beispiel
Eine Elektromonteur fährt montags um 7 Uhr zu einem Kunden in eine 300 km entfernte Stadt. Er montiert dort bis mittwochs um 17 Uhr und kommt um 21 Uhr zu Hause an. Der Arbeitgeber erstattet ihm 20 Euro pauschal pro Übernachtung und die üblichen Verpflegungsmehraufwendungen.
- Montag, Abwesenheit 17 Stunden, Spesen 12 Euro
- Dienstag, Abwesenheit 24 Stunden, Spesen 24 Euro
- Mittwoch, Abwesenheit 21 Stunden, Spesen 12 Euro
- 2 Übernachtungen à 20 Euro, Übernachtungen insgesamt 40 Euro
- Der Arbeitnehmer erhält für diese Dienstreise 48 Euro an Spesen und 40 Euro an Übernachtungskosten, somit insgesamt 88 Euro.
Im Ausland gelten andere Übernachtungspauschalen und Verpflegungsmehraufwendungen. Diese werden regelmäßig aktualisiert und sind einer Tabelle entnehmbar.
Geschenke, Arbeitsessen und Betriebsveranstaltungen
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmer für persönliche Anlässe wie z.B. Geburtstag oder Hochzeit Geschenke überreichen. Zurzeit darf er dafür maximal 40 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgeben. Ab 2015 wird dieser Betrag auf 60 Euro angehoben. Eine goldene Uhr wird damit zwar immer noch nicht möglich sein, doch vielleicht ein schöner Kugelschreiber. Der Arbeitgeber kann jedoch nach wie vor kein Bargeld in einen Umschlag stecken, denn dann wird die Zuwendung lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Gleiches gilt für Arbeitsessen im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen. Wird z.B. eine Sitzung einberufen und der Arbeitgeber bestellt für alle Pizza, ist diese Zuwendung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn je Arbeitnehmer nicht mehr als derzeit 40 Euro bzw. ab 01.01.2015 60 Euro ausgegeben wird.
Bei Betriebsveranstaltungen, wie z.B. Betriebsausflügen oder Weihnachtsessen, darf der Arbeitgeber nicht mehr als 110 pro Arbeitnehmer berappen. Ab dem 01.01.2015 wird diese Grenze auf 150 Euro angehoben. Allerdings darf der Arbeitgeber dann z.B. zum Weihnachtsessen nicht auch noch zusätzlich zu den 150 Euro Geld für Geschenke für seine Arbeitnehmer ausgeben. Die müssten dann schon noch in die 150 Euro-Grenze mit hinein passen.
Notfalls kann der Arbeitgeber aber bei Überschreiten der Grenze die Sachbezüge pauschal versteuern.
Waren des Arbeitgebers
Erhält ein Arbeitnehmer Waren seines Arbeitgebers als Zuwendung, kommt es auf verschiedene Kriterien an, ob diese Zuwendung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.
Beispiel
Ein Möbelverkäufer erhält von seinem Arbeitgeber eine Couch, die in dem Möbelhaus für 1.500 Euro verkauft wird. Das Möbelhaus gewährt etwa 10% Rabatt an seine Kunden. Die Couch ist bei einem Onlineanbieter für 1.100 Euro zu haben.
Der Arbeitnehmer kann zwischen zwei Varianten wählen:
Preis: 1.500 Euro
- Rabatt 10 %: - 150 Euro
Maßgebender Preis: 1.350 Euro
- 4%-Abschlag: - 54 Euro
Verbleiben: 1.296 Euro
ODER: Wahlrecht günstigster Preis 1.100 Euro
Der Arbeitnehmer kann also hier entscheiden, ob er 1.296 Euro oder 1.100 Euro versteuern möchte.
Des Weiteren gibt es einen sog. Rabattfreibetrag. Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber im Jahr Waren oder Dienstleistungen, deren Wert nicht mehr als 1.080 Euro beträgt, bleibt alles steuerfrei. Hätte das Sofa im Internet also 1.080 Euro gekostet, hätte der Arbeitnehmer nichts versteuern müssen. Alternativ kann aber auch der Arbeitgeber pauschal versteuern.
Außerdem könnte es sich ja auch um Waren oder Dienstleistungen handeln, die nicht so kostspielig sind. Dann könnte z.B. wieder die 44 Euro-Grenze zum Einsatz kommen. Zum Beispiel wenn der Arbeitgeber ein Weinhaus ist und der Arbeitnehmer eine Kiste Wein erhält die für 44 Euro im Laden angeboten wird. Abzüglich der 4% Abschlag verbleibt ein anzusetzender Betrag von 42,24 Euro. Sofern der Arbeitnehmer in dem entsprechenden Monat nicht noch weitere Sachbezüge erhält, kann er hierfür die 44 Euro-Grenze in Anspruch nehmen und die Kiste Wein kann lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei den Besitzer wechseln. Auch der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr wird dann (noch) nicht verbraucht.
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