In den vergangenen Jahren sind Mitarbeiter-Benefit´s zu einem festen Bestandteil der monatlichen Lohnabrechnung vieler Arbeitnehmer geworden. Doch welche Möglichkeiten bieten sich Arbeitgebern ihren Mitarbeitern steuerfreie- oder begünstigte Zuwendungen zu gewähren und damit unter Umständen den Nettolohn zu optimieren? Wie werden diese in der Lohnabrechnung steuerlich und sozialversicherungsrechtlich behandelt? Und welche Voraussetzungen müssen dafür ggf. erfüllt werden? Diese Fragen werden im nachfolgenden Artikel in Kurzform beantwortet.
1. Corona-Zuschuss
Noch bis zum 30.06.2021 können Arbeitergeber Ihren Arbeitnehmern bis zu 1500,- EUR steuer- und sozialversicherungsfreien Corona-Bonus auszahlen. Die Auszahlung kann auch in mehreren Monaten ausgezahlt werden, sie darf nur die gesamte Höhe von 1500,- EUR nicht überschreiten. Ferner gilt der Corona-Bonus auch für geringfügig Beschäftigte und auch als Gesellschafter-Geschäftsführer hat man u.U. nach vorherigem Beschluss einen Anspruch auf diese steuerfreie Auszahlung.
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Anfrage stellen2. Aufmerksamkeiten
Bei Aufmerksamkeiten handelt es sich um Sachzuwendungen von geringfügigem Wert zu einem besonderen persönlichen Ereignis oder Anlass des Arbeitnehmers. Ein besonderer persönlicher Anlass kann zum Beispiel die Hochzeit, der runde Geburtstag oder die Entbindung des Kindes vom Arbeitnehmer sein. Aufmerksamkeiten sind steuer- und beitragsfrei wenn die Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer maximal 60,- EUR betragen. Übersteigt man den Betrag von 60,- EUR wird der volle Wert der Zuwendung steuer- und beitragspflichtig. ACHTUNG: Bargeldzuwendungen an den Mitarbeiter sind immer steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn!
3. Erholungsbeihilfen
Erholungsbeihilfen sind Unterstützungen des Arbeitgebers zur Erholung und Gesunderhaltung des Arbeitnehmers. Diese werden in Verbindung mit gewährtem Erholungsurlaub beispielsweise im Sommer gezahlt. Folgende Grenzbeträge pro Kalenderjahr sind festgelegt:
- 156,- EUR für den Arbeitnehmer
- 104,- EUR für dessen Ehegatten
- 52,- EUR für jedes zu berücksichtigende Kind (steuerliche Sicht)
Diese Beträge werden nach § 40 (2) Einkommensteuergesetz pauschal mit 25% durch den Arbeitgeber versteuert. Die Pauschalversteuerung zieht Beitragsfreiheit für den Arbeitnehmer nach sich. Das bedeutet die Beträge können dem Arbeitnehmer brutto gleich netto gezahlt werden.
4. Belegschaftsrabatte
Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eigene Waren oder Dienstleistungen vergünstigt oder unentgeltlich ist dies nach § 8 (3) Einkommensteuergesetz steuerfrei. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der zu bewertende geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers den Rabattfreibetrag von 1080,- EUR im Kalenderjahr nicht übersteigt.
5. Betriebliche Altersvorsorgen
Jeder Arbeitnehmer kann nach den Regelungen des Betriebsrentenstärkungsgesetzes eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) über den Arbeitgeber bei einem Versicherer abschließen. Ab 2021 besteht für Arbeitgeber zudem die Pflicht für Neuverträge einen Zuschuss zu den betrieblichen Altersvorsorgen seiner Arbeitnehmer zu leisten. Die Beiträge des Arbeitnehmers in eine bAV sind bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung West steuerfrei. Das entspricht im Jahr 2021 monatlich 568,- EUR. Beitragsfrei ist die bAV bis zu 284,- EUR monatlich (also 4% der BBG RV West). Durch eine arbeitnehmerfinanzierte bAV spart der Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge und Steuern auf sein Arbeitsentgelt. Der Arbeitnehmer nimmt also beispielsweise 100,00 EUR seines Gehalts und zahlt diese in den bAV-Vertrag ein. In dem Moment muss er auf die 100,- EUR seines ursprünglichen Gehalts keine Beiträge und Steuern abführen. Auch der Arbeitgeber spart bei Entgeltumwandlungen die Sozialversicherungsbeiträge, die er ansonsten auf den Bruttolohn, welcher in die Versicherung fließt, gezahlt hätte. Ab 2021 besteht daher für Arbeitgeber die Pflicht für Neuverträge einen Zuschuss zu den betrieblichen Altersvorsorgen seiner Arbeitnehmer zu leisten um diese Ersparnis an den Arbeitnehmer weiterzugeben. Ab 2022 sind zudem auch für Altverträge die Ersparnisse der Sozialversicherung an den Arbeitnehmer in Form eines Arbeitgeberzuschusses weiterzugeben.
6. Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte
Insofern Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmern Datenverarbeitungsgeräte (Computer, Notebook, Smartphones, I-Pads, Drucker, etc.) zur Nutzung überlässt, bleibt diese Überlassung steuerfrei. Wichtig hierbei ist, dass die Gegenstände dennoch im Eigentum des Unternehmens bleiben und ggf. nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden müssen. Hierzu sollte bestenfalls eine Vereinbarung zur Überlassung getroffen werden.
7. Kindergartenzuschüsse
Bar- oder Sachleistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung (einschließlich Unterkunft, Verpflegung und Betreuung) von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen zählen nicht zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn, können also demnach brutto gleich netto ausgezahlt werden, soweit die Zuwendungen freiwillig und zu dem vertraglich geschuldeten Arbeitslohn entrichtet werden. Wichtig ist hier ein Nachweis der Kosten des Arbeitnehmers. Außerdem ist zu beachten, dass nur ein Elternteil diese Kosten durch den Arbeitgeber erstattet bekommen kann.
8. Reisekosten
Bei Reisekosten, die vom Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsverhältnisses steuer- und beitragsfrei gewährt werden können, handelt es sich grundsätzlich um:
- Fahrtkosten (max. 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer für PKW oder laut Beleg der öffentlichen Verkehrsmittel)
- Kosten für die Übernachtung (laut Beleg oder pauschal mit 20,- EUR)
- Verpflegungsmehraufwendungen
- 14,- EUR bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und an An- & Abreisetagen
- 28,- EUR bei 24 Stunden Abwesenheit
- Reisenebenkosten (laut Beleg zum Beispiel Parkkosten, Fährkosten etc.)
Hierbei ist zu beachten, dass immer eine Reisekostenabrechnung mit Datum der Reise, Ab- und Ankunftszeit, Anlass und Ziel der Reise geführt werden muss. Diese wird im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung vom Finanzamt angefordert und überprüft. Für eine Vorlage zur aktuellen Reisekostenabrechnung sprechen Sie uns gerne an.
9. Sachbezüge in Form von Gutscheinen
Zur Sachbezugsregelung wird die Gesetzeslage derzeit immer mehr verschärft. Es besteht die Möglichkeit dem Arbeitnehmer monatlich steuer- und beitragsfrei einen Gutschein über bestimmte Waren oder Dienstleistungen von einem fremden dritten Anbieter zukommen zu lassen. Der Wert des Sachbezugsgutscheins darf 44,- EUR monatlich nicht überschreiten, da sonst Steuer- und Beitragspflicht für die volle Zuwendung eintritt. Wichtig hierbei ist, dass der Gutschein nur in Deutschland einlösbar ist und von vornherein auf einen oder mehrere genau benannte Anbieter begrenzt ist (Closed-Loop-Gutscheine oder Controlled-Loop-Gutscheine). Die Gutscheine dürfen nicht in Bargeld auszahlbar sein. Zur Abwicklung der monatlichen Gestellung der Gutscheine gibt es viele Anbieter zum Beispiel Givve, Edenred, Spendit, etc.
10. Werbung auf Arbeitnehmer-Fahrzeugen
Arbeitnehmer können auf ihren eigenen Privat-Fahrzeugen Werbung für den Arbeitgeber anbringen und dafür eine Vergütung steuer- und beitragsfrei erhalten. Die Vergütung beträgt maximal 256,- EUR pro Kalenderjahr.
11. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
Voraussetzungen für die steuerfreie Gewährung von Zuschlägen sind, dass die Zuschläge:
- für Arbeit in den begünstigten Zeiten,
- für tatsächlich geleistete Arbeit sowie
- neben dem vereinbarten Grundlohn und zusätzlich zum regulären Gehalt oder Lohn gezahlt werden.
Für Sonntagsarbeit können bis zu 50% Zuschlag zusätzlich zum Grundlohn steuer- und beitragsfrei gezahlt werden.
FeiertagszuschlägeFür Arbeit an gesetzlichen Feiertagen können bis zu 125% zusätzlich zum Grundlohn steuer- und beitragsfrei gezahlt werden. Am 24. Dezember ab 14 Uhr und am 25. und 26. Dezember, sowie am 01. Mai erhöht sich der Maximalzuschlag sogar auf bis zu 150% steuer- und beitragsfrei.
NachtzuschlägeFür die Arbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr – die sogenannte Nachtzeit – muss der Arbeitgeber einen angemessenen Zuschlag zahlen bzw. ausreichend Freizeitausgleich bieten. Dies ist der einzige verpflichtende Zuschlag. Steuerfrei möglich ist ein Zuschlag bis zu 25% zum Grundlohn. Bei Arbeitsaufnahme vor 0 Uhr ist für die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar ein steuerfreier Zuschlag von 40% möglich.
Wichtig:Für alle Zuschläge zum Grundlohn ist es verpflichtend Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten zu führen. Diese müssen zum Lohnkonto genommen werden.
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