Vor einigen Jahren war bei vielen Arbeitnehmern an einen Home-Office-Arbeitsplatz kaum zu denken. In Zeiten der Corona-Pandemie und auch danach, haben digitales und ortsunabhängiges Arbeiten nun aber einen festen Platz in der Arbeitswelt erhalten.
Das Arbeiten per Fernverbindung und Videokonferenzen setzt eine gute Internetverbindung und die nötige EDV-Ausstattung voraus. Arbeitgeber sparen durch die Entsendung Ihrer Arbeitnehmer mitunter Raum- und Reisekosten. Aus diesem Grund sind Arbeitgeber meist gerne bereit, dem Arbeitnehmer die im Home-Office entstehenden Kosten teilweise oder auch ganz zu erstatten.
Welche steuer- und beitragsfreien Möglichkeiten es hierbei gibt, erläutern wir Ihnen in unserem heutigen Blogartikel.
1. Begriff Home-Office und Telearbeitsplatz
Zunächst einmal: Was definiert einen Home-Office Arbeitsplatz? Home-Office, auch Telearbeit genannt, ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen.
§ 2 Absatz 7 Arbeitsstättenverordnung besagt:
„Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.“
Achtung: Auch für das Arbeiten im Home-Office ist das Arbeitsschutzgesetz sowie das Arbeitszeitgesetz einzuhalten! Der Arbeitgeber hat also weiterhin die Verpflichtung, Arbeitszeiten und die Arbeitsbedingungen seiner Mitarbeiter zu prüfen und zu überwachen um Verstöße gegen die genannten Gesetze zu vermeiden.
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Anfrage stellen2. Recht auf Home-Office?
Ein Rechtsanspruch auf das Arbeiten im Home-Office existiert in Deutschland nicht. Gemäß § 106 Gewerbeordnung liegt das Recht, den Arbeitsort seiner Mitarbeiter zu bestimmen, beim Arbeitgeber. Nur in Fällen, in denen das Arbeiten im Home-Office im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung fixiert ist, können sich Arbeitnehmer auf diesen Anspruch berufen. Einigen sich beide Seiten auf das Arbeiten im Home-Office, muss der Arbeitgeber für die Kosten aufkommen die entstehen, damit der Arbeitnehmer seiner Arbeitspflicht nachkommen kann. Er hat – wie im betrieblichen Büro – das Mobiliar und sonstige Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Besitzt der Angestellte keinen PC, welchen er zur Telearbeit nutzen kann, muss ihm dieser bereitgestellt werden.
Alle Informationen in einem Video:
3. Kosten vom Arbeitszimmer und Home-Office
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für ein Arbeitszimmer in dessen eigener oder gemieteter Wohnung liegt grundsätzlich immer steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor. Grund dafür ist, dass es für diesen Werbungskostenersatz keine gesetzliche Steuerbefreiungsvorschrift gibt. Nur durch die zeitliche Überlassung von Gegenständen, wie zum Beispiel der Hard- und Software, kann unter Umständen eine Steuerfreiheit erzielt werden.
4. Überlassung von Hard- und Software an Arbeitnehmer
Die Überlassung von Computern, Laptops, Smartphones und Tablets an Arbeitnehmer ist grundsätzlich steuerfrei. Dem Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber auch die Möglichkeit der privaten Nutzung eingeräumt werden. Diese private Nutzung bleibt nur dann steuerfrei, wenn der Arbeitgeber weiterhin wirtschaftlicher Eigentümer des überlassenen Gerätes bleibt und das Gerät zum zusätzlich geschuldeten Arbeitslohn überlassen wird. Für den Fall eines Ausscheidens des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen müssen die überlassenen Gegenstände wieder an den Arbeitgeber zurückgegeben werden.
Übereignet der Arbeitgeber die Geräte dem Mitarbeiter entgeltlich oder unentgeltlich, so ist dies grundsätzlich ein steuerpflichtiger Sachbezug beim Arbeitnehmer. Hier besteht die Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25%. Auch hierfür ist der Weg der Entgeltumwandlung ausgeschlossen.
5. Auslagenersatz als durchlaufender Posten mit Nachweis
Nutzt ein Arbeitnehmer seinen privaten Internetzugang für betriebliche Zwecke, kann der Arbeitgeber einen steuerfreien Auslagenersatz nach § 3 Nummer 50 Einkommensteuergesetz gewähren. Hierzu muss die berufliche Nutzung im Einzelnen nachgewiesen und belegt werden, zum Beispiel in Form von Einzelverbindungsnachweisen.
So besagt § 3 Nr. 50 EStG:
„Steuerfrei sind: die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz).“
Laut R 3.50 Lohnsteuerrichtlinie liegen durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz vor, wenn…
- der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht und
- über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird.
Somit können Aufwendungen für Telekommunikation, sowie das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage und der Grundpreis für Telefon und Internet steuerfrei ersetzt werden, sofern eine berufliche Veranlassung vorliegt.
6. Der pauschale Auslagenersatz
Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig immer zu Arbeitslohn. Eine Ausnahme besteht laut der Einkommensteuerrichtlinie,
- wenn der Auslagenersatz regelmäßig wiederkehrt
- und der Arbeitnehmer in einem repräsentativen Zeitraum die entstandenen Aufwendungen nachweisen kann; ein repräsentativer Zeitraum wird hier mit 3 Monaten begrenzt
Sind die Voraussetzungen gegeben, kann der Auslagenersatz in pauschaler Höhe steuer- und beitragsfrei an den Arbeitnehmer gezahlt werden.
7. Steuerfreier Barzuschuss ohne Nachweis
Fallen erfahrungsgemäß sowieso beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen mit privaten Geräten an, können aus Vereinfachungsgründen auch ohne den Einzelnachweis bis zu 20% des Rechnungsbetrages, maximal aber 20 EUR monatlich steuerfrei erstattet werden. Die Rechnung ist als Nachweis zum Lohnkonto des Mitarbeiters zu nehmen. Der Mitarbeiter sollte eine Verpflichtungserklärung unterzeichnen, dass er Tarifänderungen oder –wechsel, die Auswirkungen auf den Rechnungsbetrag haben, dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilt.
8. Pauschalbesteuerter Internetzuschuss
Alternativ kann der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung ohne weitere Prüfung pauschal mit 25 % versteuern, jedoch darf der bezuschusste Betrag höchstens 50 EUR im Monat betragen. Hierbei besteht auch die Möglichkeit, den Betrag kumuliert für ein Kalenderjahr zu zahlen (höchstens 600 EUR im Jahr). Als Nachweis muss der Arbeitgeber eine Erklärung vom Arbeitnehmer zum Lohnkonto nehmen, in der der Arbeitnehmer einen Internetzugang sowie die ihm dafür im Kalenderjahr durchschnittlich entstehenden Aufwendungen in der erklärten Höhe bestätigt.
Vorteile für den Arbeitnehmer durch den pauschalversteuerten Barzuschuss:
Zu Gunsten des Arbeitnehmers unterbleibt eine Anrechnung des Zuschusses bis zu max. 50 EUR auf seine Werbungskosten in der persönlichen Steuerveranlagung (lt. R 40.2 Absatz 5 Lohnsteuerrichtlinie). Außerdem sind die pauschalversteuerten Internetzuschüsse ebenfalls sozialversicherungsbefreit. Das heißt, der Arbeitnehmer erhält den Betrag brutto gleich netto ausgezahlt.
Sie haben weitere Fragen?
Im Großen und Ganzen hat der Arbeitgeber einige Möglichkeiten, die Kosten des Arbeitnehmers im Home-Office zu bezuschussen und die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Lediglich die vielen Nachweispflichten könnten zu einer bürokratischen Hürde werden. Gern beraten wir Sie zu diesen und weiteren Lohnkostenoptimierungsbausteinen für Ihre Arbeitnehmer. Kontaktieren Sie und gerne jederzeit.
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