Der Blogartikel wurde in Zusammenarbeit mit der infinnity financial technologies GmbH erstellt.
Im August 2022 produzierte ein deutsches Startup mit 120 Mitarbeitern 595 Kreditkartentransaktionen. Bedeutet für den Steuerberater 595 mal die Zahlung verbuchen, 1089 mal den Aufwand verbuchen. 595 mal sicherstellen, dass die Belege vollständig eingereicht wurden. 595 mal sicherstellen, dass korrekt verbucht wurde. Und das bei lediglich einem Mandanten. Der Aufwand ist folglich immens.
Geht dann die OPOS-Liste, bspw. aufgrund fehlender Wechselkurse nicht auf, ist die Frustration bei Steuerberater und Mandant groß.
Kreditkarten als Zahlungsmittel wurden vor nicht allzu langer Zeit typischerweise analog zu Bargeld für Reisekosten oder kleinere Aufwände wie Einkäufe verwendet. Ein Unternehmen hatte eine begrenzte Anzahl von Kreditkarten, sicher verstaut im Safe des Geschäftsführers. Gewerbetreibende, die nicht von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit waren, nutzten häufig die Kassenbuchführung, um diese Kreditkartenzahlungen zu verbuchen.
Aktuelle Situation im Bereich Kreditkarten
Die Situation hat sich jedoch rapide verändert. Kreditkarten haben sich als Zahlungsmittel für Unternehmen fest etabliert und gewinnen stetig an Bedeutung. Kreditkartenanbieter bieten nicht nur physische Firmenkreditkarten an, sondern auch virtuelle Karten. Per Knopfdruck haben Unternehmer mittlerweile die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern neue Kreditkarten zur Verfügung zu stellen. Die klassischen Banktransaktionen werden durch Kreditkarten als flexibles Zahlungsmittel mit einer stetig steigenden Akzeptanz ersetzt. In einer globalisierten Welt lassen sich einige Ausgabenkategorien, wie z.B. einige Softwarelizenzen, sogar ausschließlich mit Kreditkarte bezahlen. Neue Ausgabenkategorien wie Marketingausgaben, Software und Einkäufe im E-Commerce führen konsequenterweise in der Buchhaltung zu vielen Buchungssätzen mit teilweise sechsstelligen Beträgen.
Heutzutage sind die Zahlungs- und Beleginformationen schon im Ursprung als Datensatz digital vorhanden. Anstatt diese zu nutzen, ist die Vorkontierung in vielen Unternehmen selbst mit gängiger Software für Mandant und Steuerberater immer noch mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Kreditkartenanbieter können hier unterstützen, bieten jedoch häufig wenig Automatisierungen und Exporte nur als Kassenbuchführung an.
Die Erwartungshaltung sollte jedoch sein, dass jedes Zahlungsmittel bzw. -system an die Buchungslogik des jeweiligen Steuerberaters oder des Mandanten angepasst werden kann.
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Werden Zahlungsbuchungen unabhängig von den Aufwandsbuchungen gebucht, wird die Fehlersuche erheblich erschwert. Dies wird am Beispiel einer Hotelrechnung deutlich. Die Rechnung des Hotels gibt 90€ aus. Hotelbuchungssoftware verrechnet jedoch 10% Discount bei der Zahlung mit Kreditkarten. Zahlungs- und Aufwandsbuchung stimmen dementsprechend nicht überein, was bei hunderten von Kreditkartenzahlungen eine große Herausforderung darstellt und viel Zeit kostet.
Bei der Kassenbuchführung und bei Kreditkartenzahlungen im Allgemeinen sind zusätzlich Prozesse entkoppelt. Während früher nach Erhalt der Eingangsrechnung der Betrag zur Zahlung direkt geprüft wurde, finden heute im Hintergrund viele Prozesse automatisiert statt. Diese sind für den Steuerberater im Nachhinein häufig nicht mehr nachvollziehbar.
Neue Ausgabenkategorien wie Online-Marketing und Softwarekosten können in der Kassenbuchführung auch nicht nach Lieferanten analysiert werden. Bei 6-stelligen Beträgen, die teilweise bspw. über Google oder Amazon AWS laufen, führt das beim Unternehmen zu Intransparenz und begrenztem Handlungsspielraum.
Kreditkarten genießen bei vielen Steuerberatern aus diesen und anderen Gründen keinen guten Ruf. Zusätzlich zum Kerngeschäft müssen Zusatzleistungen erbracht werden, die jedoch nicht vergütet werden. Sei es das nach Nachfragen bei fehlenden Belegen oder die Kontrolle aufgrund fehlender Wechselkurse. Kreditkarten sind jedoch nicht mehr aus Unternehmen wegzudenken.
Steuerberater und Mandanten wünschen sich eine Lösung, die funktioniert und allen Beteiligten manuelle Arbeit abnimmt.
Mögliche Lösung
Steuerberater sollten immer auf die Flexibilität und Anpassbarkeit der entsprechenden Kreditkartenlösung für Mandanten achten. Moderne Software lässt sich an die Anforderungen des Mandanten und des Steuerberaters individuell anpassen. Außerdem ist eine nahtlose Integration in die bestehenden Tools für Buchhaltung, Rechnungsmanagement, Reisekosten oder andere Finanzlösungen eine Grundvorraussetzung.
Dabei sollten Transaktionen über den jeweiligen Firmenkreditkartenanbieter immer kreditorisch verbucht werden können. Das freut den Unternehmer und schafft Transparenz und Handlungspotenzial. Beim Steuerberater führt dies wiederum zu mehr Transparenz und Kontrolle im Buchhaltungsprozess.
Gerade wenn digitale Kreditkartenlösungen die Zahlungs- und Aufwandsbuchungen mit entsprechendem Beleg bereits automatisiert über Schnittstellen an die Buchhaltungssoftware wie z.B. DATEV übergeben, kann in vielen Fällen der manuelle Aufwand bei der Fehlersuche erheblich reduziert werden.
Digitale Kreditkartenlösungen bieten jedoch auch viele weitere Vorteile. Kreditkartentransaktionen sind in Echtzeit für das Unternehmen und den Steuerberater verfügbar. Belege werden automatisiert von Händlerportalen zur Verfügung gestellt.
Eine Automatisierung der Vorkontierung durch intelligente Buchhaltungsregeln reduziert den manuellen Aufwand bei wiederkehrenden Buchungen und die Buchhaltungslogiken lassen sich nach den individuellen Wünschen des Steuerberaters anpassen.
Wechselkurse werden zusätzlich zu extrahierten Belegdaten, Kostenstellen und Kostenträger übergeben und führen zu einer exakten Verbuchung von Aufwand und Zahlung.
Zusammenfassung
Digitale Kreditkartenlösungen wie von Pliant unterstützen bereits heute Mandanten bei der Vorkontierung, sparen Zeit und reduzieren manuellen Aufwand auf beiden Seiten. Der Steuerberater erhält fertige Buchungssätze nach Wunschlogik in einem System seiner Wahl. Mit der richtigen Firmenkreditkartenlösung wird die Verbuchung von Kartentransaktionen somit nicht kleinteiliger. Im Gegenteil ermöglicht es dem Steuerberater, sich auf die Arbeitsschritte zu konzentrieren, wo Er oder Sie einen Mehrwert für die Mandanten erzeugen kann.
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