Geschäftsreisen sind in vielen Berufen unverzichtbar, verursachen jedoch oft hohe Kosten. Glücklicherweise können Sie viele dieser Kosten steuerlich geltend machen – vorausgesetzt, die Reise ist beruflich veranlasst. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Reisekosten absetzbar sind, wie Sie Reisen mit privatem Anteil aufteilen und welche Nachweise das Finanzamt erwartet.
Geschäftsreisen von der Steuer absetzen: So funktioniert's
Reisekosten sind steuerlich absetzbar, wenn eine berufliche oder betriebliche Veranlassung vorliegt. Entscheidend ist, dass die Aufwendungen durch den Beruf oder das Unternehmen verursacht sind. Ob eine Reise notwendig oder zweckmäßig ist, spielt dabei keine Rolle. Aufwendungen für private Zwecke sind jedoch nicht abzugsfähig.
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Anfrage stellenWelche Reisekosten sind steuerlich absetzbar?
Zu den absetzbaren Reisekosten gehören die folgenden Posten, sofern sie durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind:
Fahrtkosten: Flug-, Bahn-, Auto- oder andere Verkehrsmittel.
Unterbringungskosten: Hotel- oder andere Übernachtungskosten.
Verpflegungsmehraufwand:
Pauschbeträge je Kalendertag:
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Abwesenheit von 24 Stunden: 28 EUR
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An- oder Abreisetag: 14 EUR
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Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung): 14 EUR
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Auslandsreisen: Höhere Pauschbeträge, abhängig von den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land. Diese Pauschalen sind nach Ländern gestaffelt und berücksichtigen die höheren Kosten im Ausland.
Kosten für berufliche Veranstaltungen: Kosten für den Besuch von Kongressen, Messen, Fortbildungen oder Seminaren sind ebenfalls absetzbar.
Beweislast für den betrieblichen Anlass der Reise
Der Steuerpflichtige trägt die Beweislast, um den beruflichen Zweck der Reise nachzuweisen. Es ist daher rechtmäßig, dass das Finanzamt sich „zurücklehnt“ und auf die Vorlage von Nachweisen wartet. Sie müssen als Steuerpflichtiger belegen, dass die Reise beruflich veranlasst war. Dazu eignen sich:
Reisetagebücher, die genau dokumentieren, wann welche beruflichen Aktivitäten stattgefunden haben.
Kalendereinträge, aus denen hervorgeht, wann Geschäftstermine stattgefunden haben.
Korrespondenz mit Geschäftspartnern, die zeigt, dass während der Reise tatsächlich geschäftliche Treffen stattfanden.
Diese Nachweise sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Reisekosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten anerkannt werden.
Geschäftsreisen mit privatem Anteil: Wie erfolgt die Aufteilung?
Eine Entscheidung des BFH vom 21.9.2009 hat die steuerliche Behandlung von gemischten Reisen deutlich erleichtert. Es ist nun möglich, eine Reise mit sowohl beruflichen als auch privaten Anteilen korrekt aufzuteilen.
Diese Regelung ist zu begrüßen, da sie den Steuerpflichtigen mehr Flexibilität bietet. So kann der berufliche Teil der Reise von der Steuer abgesetzt werden, während die privaten Anteile privat getragen werden.
Aufteilung der Kosten bei gemischten Reisen
Bei gemischten Reisen muss eine saubere Trennung zwischen beruflichen und privaten Reisekosten erfolgen. Die Reisefixkosten, wie Flugtickets, müssen im Verhältnis der beruflichen und privaten Tage aufgeteilt werden:
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Berufliche Tage: Alle an diesen Tagen anfallenden Kosten, wie Hotel und Verpflegungsmehraufwand, sind absetzbar.
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Private Tage: Die Kosten für die rein privaten Tage sind nicht absetzbar.
Ursprünglicher Zweck der Reise
Entscheidend für die steuerliche Behandlung ist der ursprüngliche Zweck der Reise. Wenn der Hauptzweck der Reise eindeutig beruflich ist, zum Beispiel der Besuch eines Kongresses oder die Durchführung von Geschäftstreffen, und der private Anteil von untergeordneter Bedeutung (z. B. einzelne Ruhetage) ist, ist keine Aufteilung der Kosten erforderlich.
Anders ist es, wenn die Reise gemischt veranlasst ist, etwa wenn eine berufliche Veranstaltung mit einem privaten Urlaub kombiniert wird.
In diesem Fall ermöglicht die Aufteilung der Reisekosten Reisefixkosten wie Flugkosten anteilig für den beruflichen Teil der Reise abzusetzen. Die Hotelkosten und Verpflegungspauschalen sind nur für die beruflichen Tage abzugsfähig.
Praxisbeispiele: Reisekosten korrekt aufteilen
Beispiel: Ein Arzt besucht einen Fachkongress im Ausland. Der Kongress dauert von Dienstag bis Donnerstag. Der Arzt reist jedoch bereits am Samstag an und bleibt bis Sonntag. In diesem Fall:
Die Kongressgebühren und die Übernachtungen von Dienstag bis Donnerstag sind vollständig absetzbar.
Die Flugkosten müssen anteilig aufgeteilt werden, da sie sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind.
Sprachreisen absetzen: Welche Voraussetzungen gelten?
Für den Abzug von Sprachreisen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben muss die Reise beruflich veranlasst sein. Es reicht nicht aus, dass der Sprachkurs der allgemeinen beruflichen Weiterbildung dient. Der Kurs muss auf spezifische berufliche Anforderungen zugeschnitten sein, die sich direkt aus der beruflichen Tätigkeit ergeben.
Wenn sich aus der beruflichen Tätigkeit keine Eindeutigen Erfordernisse für das Erlernen einer neuen Sprache darlegen lassen, können Sprachreisen nicht von der Steuer abgesetzt werden.
Immerhin: Früher vertrat das Finanzamt die Auffassung, dass Sprachreisen im Ausland grundsätzlich keinen Steuereffekt haben dürfen. Die Begründung: Um eine Sprache zu erlernen, muss nicht zwingend in das Ausland gereist werden. Mittlerweile ist diese Auffassung glücklicherweise durch die Rechtsprechung überholt. Es ist nunmehr anerkannt, dass das Erlernen und Verbessern der Sprachkenntnisse im Ausland Vorteile mit sich bringt. Somit können auch Sprachreisen in das Ausland steuerlich berücksichtigt werden.
Incentive Reisen: Steuerliche Behandlung von Belohnungsreisen
Incentive Reisen sind ein beliebtes Mittel, um Geschäftspartner oder Kunden für ihre Leistungen zu belohnen. Steuerlich kommt es auf den Zweck der Reise an:
1. Gegenleistung für eine erbrachte Leistung:
In diesem Fall gilt die Reise beim Empfänger als Betriebseinnahme, und die Kosten sind beim Unternehmer als Betriebsausgabe abziehbar.
2. Reise als Geschenk oder um den Geschäftspartner zu beeindrucken
Wird die Reise ohne direkten Bezug zu einer erbrachten Leistung des Reiseteilnehmers gewährt, gilt sie als Geschenk und darf den Gewinn nicht mindern.
Hiervon ist immer auszugehen, wenn die Reise lediglich der Pflege von Geschäftsbeziehungen dient.
Pauschalierung nach § 37b EStG
Bei einer Incentive-Reise kann der Unternehmer die Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG in Höhe von 30% wählen. Das bedeutet, dass der Unternehmer die steuerliche Belastung des Empfängers übernimmt. Der Reiseteilnehmer muss die zugewendete Reise dann nicht mehr als Einnahme versteuern, auch wenn es sich um eine Gegenleistung handelt und der Geschäftspartner mit der Reise für seine Arbeit belohnt wird.
Podcast-Folge:
Hören Sie sich auch die Folge aus dem Podcast "Sei doch nicht besteuert" mit Fabian Walter, alias "Steuerfabi" und mir an.
Fazit: Reisekosten richtig absetzen und steuerliche Vorteile nutzen
Reisekosten können ein großer steuerlicher Vorteil sein, wenn sie korrekt abgesetzt werden. Wichtig ist eine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Anlässen sowie eine ordentliche Dokumentation der Reise. Mit der aktuellen Rechtsprechung können gemischte Reisen flexibel gestaltet und die beruflichen Anteile steuerlich geltend gemacht werden. Indem Sie alle erforderlichen Nachweise sammeln und die Kosten korrekt aufteilen, können Sie geschäftliche Reisen optimal steuerlich nutzen und Incentive Reisen steuerlich korrekt behandeln.
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