Am 26. September 2024 wurde das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) verabschiedet. In diesem Artikel informieren wir unsere Mandanten über die wesentlichen Änderungen, die sowohl steuerliche als auch rechtliche Prozesse betreffen. Das Gesetz hat das Ziel, bürokratische Hürden für Unternehmen abzubauen und Abläufe effizienter zu gestalten. Besonders die Anpassungen im Steuerrecht sind für Unternehmen relevant und können – je nach Umsetzung – Chancen, aber auch Risiken mit sich bringen.
Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
Eine der bedeutenden Neuerungen ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 Jahren auf 8 Jahre. Während die Bundesregierung davon ausgeht, dass diese Änderung Unternehmen Einsparungen von rund 700 Euro jährlich bringen könnte, sehen wir das für viele unserer Mandanten differenzierter.
Digitale Buchhaltung: Geringe Auswirkungen auf Unternehmen
In der Praxis nutzen viele unserer Mandanten bereits digitale Buchhaltungssysteme, bei denen keine physischen Papierbelege mehr aufbewahrt werden müssen. Für Unternehmen, die ihre Belege digital speichern, sind die zusätzlichen Kosten für eine längerfristige Speicherung minimal. Eine einfache Datensicherung bei uns als Steuerberater oder über Cloud-Dienste kostet nur wenige Euro im Jahr. Daher gehen wir davon aus, dass die tatsächlichen Einsparungen für unsere Mandanten deutlich geringer ausfallen werden, als von der Bundesregierung angenommen.
Risiken durch strafrechtliche Verjährungsfristen
Eine kritische Betrachtung erfordert die Tatsache, dass die strafrechtlichen Verjährungsfristen weiterhin bei mindestens 10 Jahren liegen. Das bedeutet, dass Unternehmen, die ihre Belege nach 8 Jahren vernichten, das Risiko eingehen, im Falle eines späteren Strafverfahrens keine entlastenden Beweismittel mehr vorlegen zu können. Sollte beispielsweise nach 9 Jahren ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung eingeleitet werden, könnten Unternehmen in die Lage kommen, dass sie sich ohne die entsprechenden Unterlagen nicht ausreichend verteidigen können. Unsere Empfehlung lautet daher, die Belege trotz der verkürzten Frist weiterhin mindestens 10 Jahre aufzubewahren.
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Anfrage stellenAutomatisierte Bekanntgabe von Steuerbescheiden: Geringere Kosten für Unternehmen
Eine weitere Neuerung betrifft die Bekanntgabe von Steuerbescheiden. Ab dem 1. Januar 2026 können Steuerbescheide automatisch elektronisch bereitgestellt werden, ohne dass die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers erforderlich ist. Für viele unserer Mandanten hat dies jedoch in der Praxis keine gravierenden Auswirkungen, da wir als Steuerkanzlei die Steuerbescheide ohnehin erhalten, prüfen und entsprechend weiterbearbeiten.
Interessant ist jedoch, dass die Umstellung auf die elektronische Bereitstellung mittelfristig zu geringeren Kosten führen könnte, da der Aufwand für das Scannen und manuelle Auslesen der Bescheide entfällt. Auch für die allgemeine Verwaltung ist die Umstellung positiv, da auf den Versand von 116 Millionen Briefen und den Druck von 6,2 Milliarden Blatt Papier verzichtet werden kann.
Änderungen im Umsatzsteuergesetz: Erhebliche Erleichterungen für Unternehmen
Eine der für unsere Mandanten relevantesten Änderungen betrifft die Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Anhebung des Schwellenwerts in § 18 Abs. 2 UStG von 7.500 Euro auf 9.000 Euro Umsatz bedeutet, dass Unternehmen, die diesen Schwellenwert nicht überschreiten, ihre Umsatzsteuervoranmeldung nur noch vierteljährlich und nicht mehr monatlich abgeben müssen.
Vorteile für betroffene Unternehmen
Für Unternehmen, die unter den neuen Schwellenwert fallen, stellt dies eine große Erleichterung dar. Durch die vierteljährliche statt monatliche Abgabe der Voranmeldungen gewinnen sie deutlich mehr Zeit, um ihre Belege zu sammeln und zu prüfen. Dies reduziert nicht nur den bürokratischen Aufwand, sondern schafft auch mehr Flexibilität im Tagesgeschäft.
Anhebung der Bagatellgrenze bei der Differenzbesteuerung
Eine weitere Neuerung betrifft die Bagatellgrenze bei der Differenzbesteuerung. Diese Grenze wird von 500 Euro auf 750 Euro angehoben, was vor allem für Wiederverkäufer gebrauchter Waren eine Erleichterung darstellt. Die Anpassung bedeutet, dass nicht mehr jeder einzelne Einkauf von gebrauchten Gegenständen einem spezifischen Verkauf zugeordnet werden muss. Stattdessen können Wiederverkäufer ihre Einkäufe und Verkäufe in einer Summe zusammenfassen und die Differenz als Grundlage für die Umsatzsteuer heranziehen.
Dies führt zu einer deutlichen Vereinfachung der Buchhaltung für betroffene Unternehmen. Allerdings hätten wir uns eine noch höhere Anhebung der Bagatellgrenze gewünscht, um den Verwaltungsaufwand weiter zu reduzieren.
Weitere relevante Änderungen für Unternehmen außerhalb des Steuerrechts
Das BEG IV bringt nicht nur steuerliche Anpassungen mit sich, sondern auch weitere Erleichterungen für Unternehmen in anderen Bereichen. Besonders hervorzuheben sind die Neuerungen im Arbeitsrecht sowie für Gewerberaum-Mietverträge.
Arbeitsverträge: Vereinfachung durch digitale Prozesse
Eine der bedeutendsten Änderungen betrifft die Handhabung von Arbeitsverträgen. Bisher mussten Arbeitsverträge gemäß dem Nachweisgesetz schriftlich abgeschlossen werden, was in der Praxis oft zu einem unnötigen Verwaltungsaufwand führte – besonders in Zeiten von Home-Office und dezentralen Arbeitsmodellen. Viele Unternehmen hatten Schwierigkeiten, Arbeitsverträge rechtzeitig in Papierform unterschreiben zu lassen, bevor der Arbeitnehmer seine Tätigkeit aufnahm.
Durch das BEG IV wird es nun möglich, Arbeitsverträge auch per E-Mail abzuschließen und damit alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Änderung ist aus unserer Sicht sehr positiv zu bewerten, da sie Unternehmen einen erheblichen Aufwand erspart und den Abschluss von Arbeitsverträgen deutlich flexibler und effizienter gestaltet. Es geht dabei auch kein Nachweis verloren, da die Vereinbarungen in den digitalen Dokumenten leicht nachvollzogen werden können.
Wegfall des Schriftformerfordernisses für Gewerberaum-Mietverträge
Ein weiterer Vorteil des BEG IV ist der Wegfall des Schriftformerfordernisses für Gewerberaum-Mietverträge. Unternehmen können Mietverträge für Gewerberäume künftig ebenfalls in Textform abschließen, was ebenfalls zu einer Verwaltungsvereinfachung führt. Für Unternehmen, die oft Mietverträge ändern oder neue Gewerberäume anmieten, kann dies den Abschluss von Verträgen erheblich erleichtern.
Fazit: Chancen und Risiken des BEG IV für Unternehmen
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz bringt auf den ersten Blick einige Erleichterungen für Unternehmen, vor allem im Bereich der Umsatzsteuer und der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Insbesondere die quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und die Abschaffung des Schriftformerfordernisses für Arbeitsverträge und Gewerberaummietverträge sind praktische Änderungen, die den bürokratischen Aufwand für Unternehmen reduzieren können.
Allerdings betrachten wir die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen kritisch. Zwar könnte sie für Unternehmen mit umfangreicher Papierbuchhaltung eine Entlastung bedeuten, doch für viele unserer Mandanten, die bereits digital arbeiten, sind die tatsächlichen Einsparungen eher gering. Zudem erhöht die Diskrepanz zwischen den verkürzten Aufbewahrungsfristen und den weiterhin langen strafrechtlichen Verjährungsfristen das Risiko, im Falle eines Verfahrens wichtige Belege nicht mehr vorweisen zu können. In der Praxis empfehlen wir daher, die Unterlagen trotz der gesetzlichen Änderung länger als 8 Jahre aufzubewahren, um rechtlichen Risiken vorzubeugen.
Zudem plant die Bundesregierung neue Gesetze wie das Lieferkettengesetz, das Tariftreuegesetz und Dokumentationspflichten zur Nachhaltigkeit in Unternehmen, die deutlich mehr bürokratischen Aufwand mit sich bringen werden, als die aktuellen Entlastungen kompensieren können. Daher ist eine kritische Auseinandersetzung mit den neuen Regelungen wichtig.
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