Seit dem 1. August 2024 stellt Amazon bei vielen Gebührenarten Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen an Online-Händler aus. Die besondere Neuerung besteht darin, dass diese Umsatzsteuer, die auf den Amazon-Rechnungen ausgewiesen wird, von den Händlern als Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht und erstattet werden kann. Um jedoch diese Erstattung der Vorsteuer zu erhalten, müssen Händler strenge formale Anforderungen erfüllen. Im Folgenden erklären wir diese Anforderungen und die damit verbundenen Schritte im Detail.
Hintergrund der Änderung: Abrechnung durch Betriebsteile in Deutschland
Die Umstellung resultiert daraus, dass Amazon seit dem 1. August 2024 einige seiner Dienstleistungen über Betriebsteile in Deutschland erbringt. Das bedeutet, dass das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG bei vielen Gebührenarten nicht mehr greift, weil keine grenzüberschreitenden Leistungen mehr vorliegen. Stattdessen stellt Amazon diese Leistungen nun mit deutscher Umsatzsteuer in Rechnung, was für die Händler eine Anpassung ihrer Buchhaltungsprozesse notwendig macht.
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Anfrage stellenBetriebsprüfungen und Vorsteueransprüche
Für Händler ist es entscheidend, dass die Amazon-Rechnungen ordnungsgemäß heruntergeladen, geprüft und in die Buchhaltung aufgenommen werden. Das Finanzamt wird bei Betriebsprüfungen insbesondere die Vorsteueransprüche aus den Amazon-Rechnungen überprüfen. Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, müssen alle formalen Anforderungen gemäß §§ 14 und 14a UStG erfüllt sein, wie zum Beispiel:
- Vollständiger Name und Anschrift von Amazon und des Leistungsempfängers (Händler)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der erbrachten Leistung
- Leistungsdatum oder der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
- Der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag
Sind diese Angaben unvollständig, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, und die Rückerstattung durch das Finanzamt unterbleibt.
Schwierigkeiten durch unvollständige Amazon-Rechnungen
Ein Problem ist, dass die neuen Amazon-Rechnungen möglicherweise nicht immer alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Insbesondere das Leistungsdatum fehlt oder ist nicht eindeutig ersichtlich. Ggf. geht Amazon davon aus, dass das Rechnungsdatum gleichzeitig das Leistungsdatum ist, ohne dies explizit zu vermerken. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt kann dies zu Unklarheiten führen, da in anderen Rechnungen, bei denen das Leistungsdatum vom Rechnungsdatum abweicht, der Leistungszeitraum explizit in der Fußzeile angegeben wird.
Die aktuell von Amazon ausgestellte Rechnung könnte also nicht den Anforderungen für den Vorsteuerabzug entsprechen. Somit besteht das Risiko, dass das Finanzamt dem Vorsteuer Abzug widerspricht. Allein aus der Tatsache, dass keine ordnungsgemäße Rechnung von Amazon vorliegt.
Wir haben aufgrund dieses Problems bereits Kontakt zu Amazon aufgenommen. Jedoch empfehlen wir jedem Online-Händler, Amazon darauf hinzuweisen, dass die erhaltene Rechnung möglicherweise nicht korrekt ist und gegebenenfalls den Vorsteuerabzug nicht ermöglicht. Amazon sollte konkret aufgefordert werden, eine korrigierte Rechnung zu übermitteln. Nachfolgend finden Sie eine Muster-Nachricht, die Sie an Amazon senden können:
Muster-Nachricht an Amazon:
Betreff: Aufforderung zur Korrektur der Rechnung aufgrund fehlender Angaben
"Liebe/r Amazon-Support, ich habe kürzlich eine Rechnung von Ihnen erhalten, die eine Dienstleistung betrifft, welche Sie für mein Unternehmen erbracht haben. Leider erfüllt die Rechnung nicht alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 14 Abs. 4 UStG, insbesondere fehlt das Leistungsdatum bzw. ist dieses nicht eindeutig ersichtlich.
Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, bitte ich Sie, mir eine korrigierte Rechnung zu übermitteln, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält, insbesondere das genaue Leistungsdatum. Andernfalls könnte der Vorsteuerabzug von meinem Finanzamt abgelehnt werden. Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser Nachricht und teilen Sie mir mit, wann ich die korrigierte Rechnung erhalte.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen, Ihr Name Ihr Unternehmen Kundennummer"
Probleme mit Schnittstellensystemen
Neben den bereits erwähnten Schwierigkeiten gibt es weitere technische Hürden bei der Verarbeitung der neuen Amazon-Rechnungen durch gängige Schnittstellensysteme wie TaxDo, Account1, JERA oder AmaInvoice, die viele Händler zur Buchhaltungsautomatisierung nutzen. Diese Systeme sind aktuell noch nicht in der Lage, die neuen Amazon-Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer fehlerfrei zu verarbeiten. Da diese Tools hauptsächlich darauf ausgerichtet sind, die Verkäufe der Händler auf Amazon für die Buchhaltung aufzubereiten, können sie die neuen Anforderungen bisher nicht automatisch abbilden.
Eine besondere Herausforderung besteht darin, dass die Schnittstellensysteme die Zahlungsavise von Amazon verarbeiten, also die Auszahlungen, die Amazon an die Händler über die Erlöse aus dem Verkauf von Waren leistet. Diese Auszahlungen werden mit den Amazon-Gebühren verrechnet und anschließend überwiesen. Dabei stimmt der Zeitpunkt der Auszahlung häufig nicht mit einem kompletten Kalendermonat überein, während die Amazon-Rechnungen ab August 2024 immer einen vollen Monat umfassen.
Dies erschwert es, die Amazon-Auszahlungen mit den monatlichen Amazon-Rechnungen korrekt abzustimmen. Hier kann der Steuerberater wertvolle Unterstützung leisten, um sicherzustellen, dass die Buchhaltung korrekt erfolgt und der Vorsteuerabzug auf Basis der Rechnungen geltend gemacht werden kann. Es ist jedoch festzuhalten, dass die Schnittstellensysteme derzeit nicht in der Lage sind, diese Rechnungen mit den Auszahlungen von Amazon automatisch abzugleichen.
Daher ist es umso wichtiger, dass Händler die Amazon-Rechnungen manuell herunterladen und ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen. Nur so kann eine ordnungsgemäße Abstimmung zwischen den Amazon-Auszahlungen und den Rechnungen erfolgen, und es wird sichergestellt, dass alle buchhalterischen Anforderungen erfüllt sind.
Wenn die Rechnungen nicht zeitnah von Amazon heruntergeladen und für die Buchhaltung bereitgestellt werden, kann ein hoher wirtschaftlicher Schaden für das Unternehmen drohen. Denn das Vorliegen der ordnungsgemäßen Rechnung ist eine grundsätzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Ist ist nicht sichergestellt, dass die Rechnung in vielen Monaten oder Jahren noch im Amazon Konto abrufbar ist.
Handlungsempfehlung: Schritt-für-Schritt zur richtigen Vorsteuererstattung
Um die Vorsteuererstattung auf Basis der neuen Amazon-Rechnungen korrekt durchzuführen und mögliche Probleme bei der Buchhaltung und Betriebsprüfungen zu vermeiden, ist es von größter Bedeutung, dass die Rechnungen regelmäßig aus dem Amazon Seller Central heruntergeladen und in die Buchhaltung überführt werden.
Anleitung zum Download der Amazon-Rechnungen aus dem Seller Central
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Login im Amazon Seller Central Besuchen Sie die Website des Amazon Seller Central unter https://sellercentral.amazon.de/signin und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
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Hauptmenü "Berichte" aufrufen Nach dem Login finden Sie im Hauptmenü den Punkt "Berichte". Klicken Sie darauf, um die Übersicht der verfügbaren Berichte zu öffnen.
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Untermenü "Steuerdokumente" öffnen Wählen Sie im Menü den Punkt "Steuerdokumente" aus, um zu den Rechnungen zu gelangen. Alternativ können Sie direkt die folgende URL nutzen: https://sellercentral.amazon.de/tax/seller-fee-invoices.
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Gewünschte Abrechnungen im PDF-Format herunterladen Wählen Sie die Rechnungen für die entsprechenden Abrechnungszeiträume aus und laden Sie diese im PDF-Format herunter. Diese Dokumente enthalten die für den Vorsteuerabzug notwendigen Informationen.
Warum der Download und die Bereitstellung der Amazon-Rechnung entscheidend ist
Es reicht nicht aus, sich auf die Zahlungsavise oder die Abrechnungen innerhalb der Schnittstellensysteme zu verlassen, da diese Systeme nicht in der Lage sind, die Amazon-Rechnungen mit den Auszahlungen korrekt abzustimmen.
Ohne den manuellen Abruf der Rechnung und deren Bereitstellung für die Buchhaltung kann es zu Problemen beim Vorsteuerabzug kommen, da keine ordnungsgemäße Dokumentation vorliegt. Diese Rechnungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Umsatzsteuer korrekt als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet wird.
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